Reinventándonos

En algún momento de nuestra vida, nos vemos enfrentados a  situaciones que nos obligan a repensarnos y  a tomar decisiones relacionadas con nuestro proceso de desarrollo profesional; generalmente estos momentos de profunda reflexión personal,   ocurren cuando  nuestra zona de confort se mueve y nos encontramos  vulnerables o con algún grado de incertidumbre. Hacernos cargo de nuestro desarrollo y tomar las riendas de nuestra vida es una tarea de valientes,  que requiere grandes dosis de empoderamiento y humildad.  Poner en manos de otros el desarrollo propio, bloquea la posibilidad de   reinvención  y crecimiento  profesional; cuando mis dificultades dependen de otro para  solucionarlas,  posiblemente no llegue la solución que yo quiero.

Una herramienta que puede ser útil para las personas que sienten interés en un cambio,  consiste en  hacer un diagnóstico personal que ayude a  identificar cuáles son los motivos reales de este interés.

  • Evaluar el puesto de trabajo actual. Preguntarse sobre el trabajo actual, lo que nos gusta o disgusta de éste, entender qué es lo que realmente me motiva a buscar un cambio.   ¿Qué me gusta de mi puesto actual?, ¿Qué me motivó a vincularme a este puesto de trabajo?, ¿Qué me hace falta en este puesto de trabajo?
  • Definir qué quiero hacer. Qué es lo que quiero hacer y evaluar si tengo las competencias requeridas para hacerlo.   ¿cuáles son mis fortalezas?, ¿Qué competencias demanda el nuevo entorno donde me quiero mover?, ¿Qué competencias nuevas tengo que desarrollar?, ¿Tengo las competencias para esa aspiración?
  • Identificar cuál es mi verdadera motivación. El motor para alcanzar las metas son las emociones, por ello es bien importante definir cuál es la emoción que me impulsa a querer tener un cambio. ¿Tengo ambición para enfrentar nuevos retos?, o acaso ¿Tengo miedo de alguna situación sin resolver?, ¿Quiero huir de algún tema en particular?

Reinventarnos es una labor permanente,   cada día debemos trabajar en nuestro desarrollo,  para mantenernos en un mundo cada vez más competitivo.

Lewis Carrol, lo relata con maestría en este aparte de  Alicia en el país de las maravillas:

En mi país –dijo Alicia, que todavía jadeaba un poco al hablar-, cuando se corre durante algún tiempo en una determinada dirección se suele llegar a alguna parte. -Tu país debe ser algo lento –comentó la Reina-. Aquí tienes que correr a toda velocidad para poder permanecer en el mismo lugar, y si quieres desplazarte a otro… ¡entonces debes correr el doble de deprisa!

 

 

El reto de la bandeja limpia

El reto de la bandeja limpia

Finalizar el día con la sensación de tener cerrados los pendientes y haber cumplido con los objetivos planteados, es tal vez una de las cosas que me genera mayor satisfacción personal.  El reto de la bandeja limpia, es la posibilidad de aplicar método y disciplina,  para lograr que el día finalice,  sin correos pendientes en la bandeja de entrada y que puedas disfrutar de la sensación de liviandad y deber cumplido.

Recomendaciones para la lectura del correo 

Revisa estos  TIPS y evita  convertirte en un gerente de correo.  

  • Trata de iniciar el día realizando la tarea que a tu juicio es lo más importante en el trabajo y merece ser lo primero, esto te llenará de energía y satisfacción para el resto del día.
  • Traza una meta en la mañana, para que al finalizar el día, la bandeja de correos esté libre de pendientes.
  • Evita leer el correo a  primera hora del día laboral,   si esta es la primera actividad que realizas,  te pierdes el momento de realizar la tarea de mayor valor, bien sea conversar con el equipo, compartir un tinto con los compañeros o  planear tus actividades principales;   el correo nos  atrapa y allí nos podemos quedar enredados.
  • Define horarios específicos para leer correos,  puede ser uno al finalizar la mañana,  en este momento del día te dedicarás a dar una revisión general y responder asuntos de resolución rápida y otro al finalizar la tarde para dejar tu bandeja totalmente limpia de pendientes. Estos horarios deben ser definidos según la disponibilidad de cada persona y deben ser reservados en la agenda.

Te recomiendo algunas categorías que pueden ser útiles,    puedes ir  creando nuevas o redefiniendo las que yo te ofrezco de acuerdo a lo que  se acomode mejor  a tu forma de  trabajo:

  • Calendario: Atender los compromisos que aparecen en la agenda. Estas son las citas ya establecidas en la agenda. Si las aceptaste o tú las programaste debes atenderlas cumplidamente.
  • Computador y oficina: Tiempo dedicado para atender los asuntos que deben ser registrados en el computador o en la oficina. Ej. Actualizar documentos, generar informes, realizar presentaciones.
  • Llamadas: Momento para atender los asuntos telefónicos. Responder las llamadas pendientes, o realizar contactos con clientes. El tiempo telefónico también se debe planear.
  • Casa: Temas relacionados con el hogar, llamar al pediatra de los niños, atender el tema del sobregiro, hacer la cita con el médico.
  • Tareas delegadas. Revisar y hacer seguimiento a las tareas que se ha encomendado a otros.
  • Proyectos. Trabajos dedicados a atender los proyectos o planes específicos.
  • Ordena los correos por prioridad de lectura, Ej. Primero los del jefe, o primero los de los clientes. (Estas prioridades las define cada persona, según su cargo y las necesidades propias).
  • Configura la bandeja de entrada de tal forma que ofrezca una vista del asunto y del contenido, esto ayuda a realizar una lectura rápida antes de ejecutar cualquier acción.
  • En la lectura de correos aplica la regla del ajedrez, “ficha tocada ficha movida”; en este caso sería, correo leído es respondido de inmediato o enviado a otra bandeja para su revisión posterior.
  • Cuando estés leyendo correos, trata de atender  de inmediato aquellos cuya respuesta demora menos de dos minutos. Ej. Los que se deben escalar a otra persona, los que requieren una respuesta simple como un “si lo veo viable, aprobado”, los que se responden con una cita a una reunión”  o un “Gracias no puedo asistir”.
  • Si en el correo te solicitan una reunión, responde directamente con la cita de calendario, esto ayuda a no tener temas pendientes, dar respuesta eficiente y tiene el beneficio que en la cita queda registrada la historia de la solicitud.
  • Los correos que demanden mayor tiempo de análisis o consultas, se deben mover a la carpeta de pendientes de acción, y serán atendidos en un momento posterior.
  • Define en la agenda, un tiempo del día para dar respuesta a correos y llamadas. En este espacio se responden los correos de la bandeja de pendientes.
  • Configura reglas para mover elementos automáticamente: Ej. Los correos spam o promocionales, se deben mover a la carpeta de correo no deseado; las comunicaciones, boletines, temas de actualización, o los que llegan de una cuenta específica, se mueven a una carpeta de “Correos Informativos”;   cada semana se separa en la agenda un tiempo de “Lectura de correos informativos”.

Recomendaciones para enviar correos

  • Envía correos a múltiples destinatarios, solo en los casos que desees compartir información general.
  • Evalúa si amerita enviar un correo, privilegia el contacto con las personas, puede ser preferible hacer una llamada o mejor aún moverse al puesto del compañero y conversar sobre la situación planteada.
  • Responde solo cuando el correo está dirigido a ti.
  • Evita responder con copia a todos, solo para que quede una constancia; nunca más correos múltiples con un “Ok. Estoy enterado”.
  • Redacta un asunto que resuma el mensaje del correo.
  • Utiliza letras de buen tamaño, para facilitar la lectura.
  • Configura la firma predeterminada, para ahorrar tiempo.
  • Evita mensajes extensos y confusos.
  • En los correos confidenciales utiliza en el asunto la palabra “CONFIDENCIAL”
  • Si quieres tener una copia del correo enviado, puedes seleccionar la opción de guardar el correo enviado en una carpeta específica.
  • Lee el correo y revisa si entiendes lo que quieres expresar.

Algunas consideraciones a tener en cuenta

  • Antes de enviar un correo, piensa “¿Necesito realmente enviar este correo?” Recuerda siempre la siguiente regla “Entre menos correos envíes, menos correos se recibes”.
  • Si ya diste respuesta a  un mensaje y siguen llegando más correos sobre el mismo tema,   lo mejor es llamar a la persona o citar a una reunión.
  • Si recibes muchos correos de diferentes personas  sobre un mismo tema, revisa el proceso, puede estar mal diseñado.
  • Si tus colaboradores te copian todos los correos porque solo así les dan respuesta o porque quieren que estés enterado de todo lo que hacen, revisa el empoderamiento del equipo y tu estilo de liderazgo.
  • Una vez hayas cerrado el día, no vuelvas a mirar el correo hasta la siguiente cita que tienes establecida para lectura de correos.

¿Te apuntas al reto de la bandeja limpia?

Aplicar durante un mes estas recomendaciones,  puede  facilitar tu trabajo, reducir el   Síndrome de Ansiedad por Conexión y mejorar la productividad personal y empresarial.

 

Referencias.

Taller Productividad Personal y Empresarial, dictado por Microsoft.

Taller de Efectividad sin estrés dictado por la empresa Gestión Delta

Herramienta – La Historia de Vida

Escribir la Autobiografía, es un ejercicio entretenido y muy liberador.  Recordar los orígenes, devolvernos en el tiempo a través de nuestra  historia, contar aquello de lo que sentimos orgullosos, traer a nuestra mente los amigos de la infancia,  los sueños, los miedos  y logros,   nos sirve como herramienta,  para  entender que el pasado nos ha  formado en los seres que somos  en la actualidad.     En los procesos de  coaching,  utilizamos esta herramienta para ayudar al coachee a entender el orígen de  sus miedos, fortalezas  y limitaciones, realizando un trabajo de revisión y aprendizaje personal que  permite  soltar el pasado para  vivir plenamente el presente.  La autobiografía, también se utiliza para promocionar la imagen personal y profesional.

Algunas recomendaciones para escribir la Historia de vida.

Inicia con el ejerccio de reflexión personal, el cual te dará las pautas de relajación y preparación.

  • Escribe tu historia desde el inicio, relata cómo era la relación con tus padres, recorre la ciudad de nacimiento, la casa donde transcurrió la infancia, comparte las historias y logros educativos.
  • Recuerda los amigos de infancia y adolescencia
  • Cuál fue la carrera que elegiste y los motivos que inspiraron esta elección.
  • Escribe tus logros más representativos.
  • A qué dedicas el tiempo libre,   cuáles son los gustos y hobbies principales.
  • Cuáles son los proyectos y actividades de emprendimiento que has realizado.

Por último dedica tiempo  para leer lo que has escrito,  prepararlo y compartirlo con tu coach o  el público en general.

Tu historia está en tu presente,  te ha estado preparando  para el futuro;  mírala con gratitud,  aprende de los malos momentos y libérate de las cadenas que te atan al pasado.

Herramienta – Reflexión Personal

Existen diferentes momentos en  la vida,  que son propicios para reflexionar sobre el  sentido de propósito de nuestra existencia.  Estas  evaluaciones, generalmente  se presentan en  aquellas etapas que marcan nuestro camino.  Algunas de ellas son:   el fin de la etapa escolar, momento en el que  nos sentimos  mayores y debemos tomar decisiones que nos impactarán para siempre;   la elección de pareja,  cada que nos enfrentamos a una nueva relación,  tenemos cuestionamientos sobre el futuro,  sobre lo que dejamos y lo que vamos a construir,  de  igual forma ocurre cuando tomamos la decisión de no continuar en una relación;  la elección de un nuevo empleo  o el momento de  dejar lo que hacemos para buscar otra forma de vida;   el diagnóstico de enfermedad grave  y cuando llega el tiempo del retiro; estas entre muchas otras que se presentan a cada persona en su diario vivir.

Es recomendado que la reflexión personal no esté ligada solo a  esos momentos trascendentes de nuestra existencia,  que no sea un ejercicio derivado de una noticia catastrófica o impulsado por las situaciones adversas de la vida;  lo ideal es que la reflexión personal,  sea un espacio habitual de encuentro con nosotros mismos y que nos sirva como una  herramienta de constante conocimiento y crecimiento personal.

Pasos para realizar un ejercicio de Reflexión

Momento de preparación.

  • Elige el aspecto de tu vida sobre el cual quieres trabajar,   cualquier situación, emoción o tema que quieras revisar en el momento de tu reflexión, aquello que te está dando vueltas en la cabeza y que quieres entenderlo mejor.   Puede ser algo tan cotidiano como la reunión que tuviste en la mañana o algo tan trascendente como tu situación laboral.
  • Prepara el espacio para realizar tu ejercicio, en lo posible que sea un sitio que te inspire, donde te sientas cómodo y en el que puedas estar a solas contigo mismo sin tener distractores.

Momento de reflexión

  • Realiza un ejercicio previo de respiración profunda. 5 veces como mínimo o  hasta que sientas que tu cuerpo está relajado y cómodo.    Inhalas por la nariz y llevas el aire hasta el estomago, contienes el aire durante 1,2,3,4,5 y luego sueltas muy despacio.
  • Relaja tus músculos, empezando por los dedos de los pies, vas subiendo, recorriendo tu cuerpo con el pensamiento hasta llegar a la cabeza. Luego estiras todo tu cuerpo y estás preparado para empezar a escribir.
  • Deja que tus pensamientos fluyan y ve escribiendo lo que vas pensando. Trata de escribir al menos 10 minutos, sin interrupción y sin juzgar lo que escribes, solo registra lo que pasa por tu mente.
  • Lee lo que acabas de escribir
  • Responde las siguientes preguntas:
    • ¿Cómo te sientes?
    • ¿Qué pasa en tu cuerpo cuando piensas en la situación que acabas de escribir y leer?
    • ¿Qué puedes hacer para que este tema no siga dando vueltas en tu cabeza?
    • ¿Quién te puede ayudar a solucionar lo que has evidenciado?
    • ¿Qué es lo peor que puede pasar? Y si eso pasa ¿Qué te pasará a tí?
    • ¿Qué puedes empezar a hacer a partir de este momento para cambiar la situación?

Momento de Cierre

Finaliza tu ejercicio de reflexión, respirando como se indica a inicio del proceso de reflexión,  levántate lleva tus brazos hacia arriba y  finaliza con  fuerte grito que te llene de energía vital para tomar las riendas de tu propio destino.

Herramienta – Elaborar o actualizar la hoja de vida

La hoja de vida también llamada Curriculum Vitae “CV”, es la principal herramienta de presentación personal y profesional, uno de los documentos más importantes a la hora de presentar nuestras credenciales,  en ella plasmamos nuestra identidad pública o marca personal.   Este documento es  equivalente a la propuesta de valor de una empresa, generalmente las corporaciones invierten muchos recursos y esfuerzos para que su organización quede bien  representada,   sea atractiva a sus clientes y logre la aceptación a la hora de una compra; de la misma forma nuestro ejercicio de  propuesta de valor  personal, requiere esmero y dedicación,  sin lugar a dudas lo  que allí estamos plasmando es lo más importante que tenemos para ofrecer a los otros.

Existen muchos formatos para elaborar las hojas de vida, desde las tradicionales formas que venden en las papelerías, pasando por las plantillas de los procesadores de texto,  las que están disponibles en internet,  hasta otras más elaboradas como rompecabezas que forman la imagen de la persona y juegos de video que van llevando por los mundos del candidato de forma interactiva.   El formato que elijas deberá ser acorde a lo que estás buscando y a la propia imagen que quieras mostrar al mundo.  Esta actividad será la última que vas a realizar; sin dejar de ser importante no es el primer paso.

Fortalezas

Lo primero que debes identificar claramente son tus fortalezas,  aquello que te destaca de los demás y por lo cual deberían comprar tu proyecto,  darte la oportunidad de participar en una beca,  recibirte en un establecimiento educativo  o contratarte para un empleo.

Realiza un ejercicio consciente y generoso de estas fortalezas.

  • Realiza un ejercicio de reflexión y escribe una lista de más de 20 fortalezas.
  • Pide opinión a otros sobre las fortalezas que observan en ti.
  • Realiza un ejercicio de referenciación,  identifica las características principales de personas a quienes admiras y aquellas que son referentes en el sector.

Una vez has identificado las fortalezas, debes empezar a redactar el primer párrafo de tu hoja de vida,  siempre positivo,  en primera persona y empoderado.

Ejemplo.

“Soy un profesional con un alto grado de compromiso….”

Soy una persona innovadora y creativa……..”

“Me destaco por mi facilidad de expresión…..”

 

Competencias y habilidades

Evalúa para qué eres competente, qué sabes hacer, cuáles son las habilidades que has desarrollado y puedes ofrecer en tu CV. Realiza el listado y frente a cada competencia, define qué te hace bueno en cada uno de esos aspectos;   en las habilidades relacionadas con idiomas o herramientas de computación,   debes profundizar sobre el nivel de desarrollo y recuerda que  dependiendo de lo que allí escribas es posible que te realicen  una prueba de verificación, estas competencias tienen certificaciones reconocidas internacionalmente, por lo tanto debes contar con ellas a la hora de mostrar tus credenciales;   tener claridad sobre el nivel de desarrollo y tus competencias es muy importante para poder responder sin temor ni vacilación en el momento que te pregunten los motivos por los que dices tener determinada habilidad. Lo más importante es ser muy sincero a la hora de escribir sobre ti mismo, dice el refrán “Entre cielo y tierra no hay nada oculto” todo se sabe en algún momento, así que evita cualquier tipo de imprecisión y tendrás una vida más tranquila.

Ejemplo de  Competencias

  • Liderazgo
  • Coordinación de equipos
  • Pensamiento estratégico
  • Analítico
  • Enfocado a la tarea
  • Persistente

Ejemplo de  Habilidades

  • Idiomas
  • Conocimiento tecnológicos

Intereses y logros

Publicaciones. Si realizas o has realizado publicaciones en revistas o medios virtuales es la hora de hacer un inventario de aquello que has escrito. Las publicaciones en redes, son parte de la huella digital y dicen mucho sobre tus gustos y el profesional que eres.

  • Proyectos personales. Cuáles son los proyectos que tienes en la actualidad, que sueñas hacer y cómo te estás preparando.
  • Emprendimientos. Si eres un emprendedor, qué estás haciendo en este aspecto.
  • Diplomados o certificaciones. Certificaciones o cursos adicionales a tu profesión.
  • Becas y reconocimientos
  • Deportes y hobbies

Formación académica

La formación formal, en algunos medios y economías muy avanzadas está siendo algo revaluada, otorgando mayor relevancia a las competencias y saberes;   sin embargo, en el  entorno actual  este sigue siendo un factor determinante a la hora de seleccionar empleados o de evaluar proyectos de emprendimiento,  por lo tanto no descuides tu formación  profesional si quieres conservar tú empleabilidad a futuro.  Es muy importante en este aspecto entregar datos verídicos,   evita cualquier tipo de fraude  o de imprecisión,  puedes arruinar tu futuro profesional y personal.

  • Título obtenido
  • Fecha de inicio y fecha de fin
  • Institución educativa
  • Promedio de Notas obtenidas (En algunos casos son requeridas, sobre todo para optar a becas o cargos que requieren excelencia académica)
  • Título de la tesis y nota obtenida o empresa donde se realizó la práctica.
  • En caso de haber recibido reconocimientos es importante mencionarlos

Experiencia Previa

Si has tenido experiencia es el momento de relacionar, tu cargos anteriores.

Recomendaciones Personales

Relaciona un listado de no más de 3 personas que puedan dar referencias sobre la persona y lo profesional que eres.

Elaboración

Una vez tengas todo esto debes buscar la mejor forma de publicarlo, puede ser en una hoja de vida formal,  utilizar una plantilla prediseñada,  utilizar los formatos que entregan las empresas o universidades,  realizar una presentación,  un diseño gráfico,  en fin las posibilidades son muchas y dependen de tu creatividad y de lo que quieres proyectar.

Preparar la hoja de vida es una tarea que no debe tomarse a la ligera, debe ser lo suficiente atractiva y   fácil de leer, para lograr enganchar al lector y  ser elegido entre un grupo de muchos candidatos todos ellos muy preparados y competentes.     La manera como te tratas y lo que dices de ti mismo,   es la forma de mostrarle a los otros cómo quieres que ellos te traten, por lo tanto debemos tratarnos de la mejor forma para así recibir un mejor trato de los otros.

Publicación

Existen muchos sitios donde publicar la hoja de vida, puedes enviarla a agencias de caza talentos, Ingresar el perfil en LinkedIn,  enviarla  como una presentación personal a diferentes listas de correo,  registrarla en los sitios de las empresas generalmente tienen una opción de  “Trabaje con nosotros”,  compartirla con tu red de amigos  o   publicarla en algún sitio especializado de internet.

 

Reconocer Nuestras Fortalezas

En un entorno que demanda actualización constante, capacidad de aprendizaje y flexibilidad ante los cambios, se vuelve relevante definir aquello que nos ayuda a ser más productivos y a obtener mayor beneficio de nuestro conocimiento y competencias. Definir claramente el Sentido de Propósito, es el primer y más importante paso para alcanzar un desempeño superior, incrementar la productividad personal y cumplir con las metas propuestas. Cuando encontramos aquello que nos apasiona y nos hace vibrar de emoción, somos capaces de superar cualquier obstáculo que se presente. Dedicar tiempo a reflexionar sobre esas cosas que nos salen muy bien, lo que hacemos naturalmente, aquello que disfrutamos realizar sin pereza ni procastinación, nos ayuda a reconocer las competencias y talentos que poseemos; algunas veces olvidamos que son ellas las que dan el valor a nuestra identidad pública y nos ayudan a tener un mejor Desarrollo Profesional.

Definir las fortalezas

Conocer y  reconocer nuestras fortalezas es un ejercicio que deberíamos realizar frecuentemente, para ser  conscientes de aquello en lo que somos buenos  y así poder invertir más tiempo en desarrollar y potenciar las competencias;  sin embargo somos unos jueces muy duros con nosotros mismos,  y ocupamos mucho tiempo en buscar cuáles son los errores o aspectos a mejorar dejando a un lado aquello que podríamos potenciar y volverlo nuestra punta de lanza al éxito.

Algunos ejercicios que ayudan conocer estos aspectos son:

  • Reflexión. Elige un espacio cómodo y en el cual puedas estar a solas contigo mismo, puedes poner música suave, llevar un vino o un café y algo en que tomar las notas de tu reflexión personal;  dedica unos 5 minutos a realizar un ejercicio de relajación y centramiento, para que puedas concentrar tu atención en el momento presente. Ahora dirige tus pensamientos a aquellas cosas que  haces bien, sin esfuerzo y que disfrutas al máximo, los talentos naturales,  a medida que lleguen a tu cabeza escríbelas en un cuaderno o en el elemento que utilices para registrar, trata de ser generoso con lo que escribes, evita juzgar, solo ve escribiendo cada cosa que llegue a tu mente, luego tendrás tiempo de analizarlas y valorarlas;   luego escribe aquellas cosas que has aprendido, las que aunque no te salen tan natural las has desarrollado y por las cuales te has esforzado. No termines este ejercicio antes de tener como mínimo 20 cosas registradas. Al finalizar da las gracias y felicítate por los dones que tienes, los cuales te han permitido vivir hasta el momento presente.
  • Actualizar la hoja de vida. Este es el instrumento tradicional que se utiliza para vender imagen pública, es la carta de presentación y debería ser actualizada y revisada constantemente. Escribe el párrafo inicial de tu hoja de vida relacionando lo que encontraste en el ejercicio de reflexión, es la hora de vender tus competencias, por lo tanto debes expresarlo de una forma que cautive a quienes lo van a leer.
  • Escribe tu biografía. Este es un ejercicio que ayuda a realizar un recorrido por lo que hemos vivido y aprendido.
  • Indagar Fortalezas. Has una lista de 5 personas que conozcas y que sepas que pueden darte una retroalimentación sincera, pídeles que te regalen por escrito, cuáles son las 5 fortalezas que ellos ven en ti, luego realiza una revisión cuidadosa de lo que cada uno ha escrito, busca las similitudes y luego compara con tu propia opinión.

 

Una vez hayas identificado tus fortalezas, dedícate a hacer más de aquello que haces muy bien, esfuérzate por aprender más y a encontrar nuevas técnicas,  busca expertos y  referencia como lo hacen ellos. Enfocarnos en nuestras competencias, conocerlas,  aceptarlas y ponerlas al servicio de los otros con  mayor frecuencia,  nos ayuda a tener maestría en lo que hacemos y a vivir con más liviandad  al hacer lo que nos gusta y nos sale bien sin tener que invertir mucho esfuerzo ni sacrificio.