El reto de la bandeja limpia

El reto de la bandeja limpia

Finalizar el día con la sensación de tener cerrados los pendientes y haber cumplido con los objetivos planteados, es tal vez una de las cosas que me genera mayor satisfacción personal.  El reto de la bandeja limpia, es la posibilidad de aplicar método y disciplina,  para lograr que el día finalice,  sin correos pendientes en la bandeja de entrada y que puedas disfrutar de la sensación de liviandad y deber cumplido.

Recomendaciones para la lectura del correo 

Revisa estos  TIPS y evita  convertirte en un gerente de correo.  

  • Trata de iniciar el día realizando la tarea que a tu juicio es lo más importante en el trabajo y merece ser lo primero, esto te llenará de energía y satisfacción para el resto del día.
  • Traza una meta en la mañana, para que al finalizar el día, la bandeja de correos esté libre de pendientes.
  • Evita leer el correo a  primera hora del día laboral,   si esta es la primera actividad que realizas,  te pierdes el momento de realizar la tarea de mayor valor, bien sea conversar con el equipo, compartir un tinto con los compañeros o  planear tus actividades principales;   el correo nos  atrapa y allí nos podemos quedar enredados.
  • Define horarios específicos para leer correos,  puede ser uno al finalizar la mañana,  en este momento del día te dedicarás a dar una revisión general y responder asuntos de resolución rápida y otro al finalizar la tarde para dejar tu bandeja totalmente limpia de pendientes. Estos horarios deben ser definidos según la disponibilidad de cada persona y deben ser reservados en la agenda.

Te recomiendo algunas categorías que pueden ser útiles,    puedes ir  creando nuevas o redefiniendo las que yo te ofrezco de acuerdo a lo que  se acomode mejor  a tu forma de  trabajo:

  • Calendario: Atender los compromisos que aparecen en la agenda. Estas son las citas ya establecidas en la agenda. Si las aceptaste o tú las programaste debes atenderlas cumplidamente.
  • Computador y oficina: Tiempo dedicado para atender los asuntos que deben ser registrados en el computador o en la oficina. Ej. Actualizar documentos, generar informes, realizar presentaciones.
  • Llamadas: Momento para atender los asuntos telefónicos. Responder las llamadas pendientes, o realizar contactos con clientes. El tiempo telefónico también se debe planear.
  • Casa: Temas relacionados con el hogar, llamar al pediatra de los niños, atender el tema del sobregiro, hacer la cita con el médico.
  • Tareas delegadas. Revisar y hacer seguimiento a las tareas que se ha encomendado a otros.
  • Proyectos. Trabajos dedicados a atender los proyectos o planes específicos.
  • Ordena los correos por prioridad de lectura, Ej. Primero los del jefe, o primero los de los clientes. (Estas prioridades las define cada persona, según su cargo y las necesidades propias).
  • Configura la bandeja de entrada de tal forma que ofrezca una vista del asunto y del contenido, esto ayuda a realizar una lectura rápida antes de ejecutar cualquier acción.
  • En la lectura de correos aplica la regla del ajedrez, “ficha tocada ficha movida”; en este caso sería, correo leído es respondido de inmediato o enviado a otra bandeja para su revisión posterior.
  • Cuando estés leyendo correos, trata de atender  de inmediato aquellos cuya respuesta demora menos de dos minutos. Ej. Los que se deben escalar a otra persona, los que requieren una respuesta simple como un “si lo veo viable, aprobado”, los que se responden con una cita a una reunión”  o un “Gracias no puedo asistir”.
  • Si en el correo te solicitan una reunión, responde directamente con la cita de calendario, esto ayuda a no tener temas pendientes, dar respuesta eficiente y tiene el beneficio que en la cita queda registrada la historia de la solicitud.
  • Los correos que demanden mayor tiempo de análisis o consultas, se deben mover a la carpeta de pendientes de acción, y serán atendidos en un momento posterior.
  • Define en la agenda, un tiempo del día para dar respuesta a correos y llamadas. En este espacio se responden los correos de la bandeja de pendientes.
  • Configura reglas para mover elementos automáticamente: Ej. Los correos spam o promocionales, se deben mover a la carpeta de correo no deseado; las comunicaciones, boletines, temas de actualización, o los que llegan de una cuenta específica, se mueven a una carpeta de “Correos Informativos”;   cada semana se separa en la agenda un tiempo de “Lectura de correos informativos”.

Recomendaciones para enviar correos

  • Envía correos a múltiples destinatarios, solo en los casos que desees compartir información general.
  • Evalúa si amerita enviar un correo, privilegia el contacto con las personas, puede ser preferible hacer una llamada o mejor aún moverse al puesto del compañero y conversar sobre la situación planteada.
  • Responde solo cuando el correo está dirigido a ti.
  • Evita responder con copia a todos, solo para que quede una constancia; nunca más correos múltiples con un “Ok. Estoy enterado”.
  • Redacta un asunto que resuma el mensaje del correo.
  • Utiliza letras de buen tamaño, para facilitar la lectura.
  • Configura la firma predeterminada, para ahorrar tiempo.
  • Evita mensajes extensos y confusos.
  • En los correos confidenciales utiliza en el asunto la palabra “CONFIDENCIAL”
  • Si quieres tener una copia del correo enviado, puedes seleccionar la opción de guardar el correo enviado en una carpeta específica.
  • Lee el correo y revisa si entiendes lo que quieres expresar.

Algunas consideraciones a tener en cuenta

  • Antes de enviar un correo, piensa “¿Necesito realmente enviar este correo?” Recuerda siempre la siguiente regla “Entre menos correos envíes, menos correos se recibes”.
  • Si ya diste respuesta a  un mensaje y siguen llegando más correos sobre el mismo tema,   lo mejor es llamar a la persona o citar a una reunión.
  • Si recibes muchos correos de diferentes personas  sobre un mismo tema, revisa el proceso, puede estar mal diseñado.
  • Si tus colaboradores te copian todos los correos porque solo así les dan respuesta o porque quieren que estés enterado de todo lo que hacen, revisa el empoderamiento del equipo y tu estilo de liderazgo.
  • Una vez hayas cerrado el día, no vuelvas a mirar el correo hasta la siguiente cita que tienes establecida para lectura de correos.

¿Te apuntas al reto de la bandeja limpia?

Aplicar durante un mes estas recomendaciones,  puede  facilitar tu trabajo, reducir el   Síndrome de Ansiedad por Conexión y mejorar la productividad personal y empresarial.

 

Referencias.

Taller Productividad Personal y Empresarial, dictado por Microsoft.

Taller de Efectividad sin estrés dictado por la empresa Gestión Delta

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