Empezar el día con la actividad de mayor valor, tiene un impacto positivo en la planeación y en la obtención de resultados sobresalientes. La regla del 80/20 aplicada a la administración del tiempo, nos enseña que el 80% del tiempo que utilizamos en tareas secundarias nos sirven para producir el 20% de nuestros resultados, mientras que el 20% que utilizamos en tareas de mayor valor nos ayudan a producir el 80% de nuestros resultados superiores.
El primer y más importante paso para realizar una buena priorización es definir el propósito de nuestra labor, solo así podremos identificar cuáles son las tareas que vale la pena realizar a fin de cumplir con nuestro objetivo final. Una vez identificado el propósito, identificaremos con mayor claridad, cuáles son nuestras tareas de mayor importancia.
Ejercicio para priorizar:
- Realiza la lista de las tareas para el día.
- Identifica en cada una de ellas, cual es el objetivo o meta al que apuntan y agrúpalas por objetivos si es necesario.
- Realiza una calificación de urgencia e importancia en cada una de las tareas. (Importante es la tarea que apunta directamente al objetivo, urgente es la tarea que tiene un plazo o requiere atención pero no necesariamente es la que te lleva al éxito)
- Lleva la lista de actividades a la siguiente herramienta y procede a priorizar tu día.
Evalúa tu gráfica y toma acciones en cada cuadrante:
- Las tareas que queden en el cuadrante A, las debes realizar lo más pronto posible.
- Las tareas que quedan en el cuadrante B, son importantes pero no urgentes, así que puedes realizar un plan de trabajo para concluirlas.
- Las tareas del cuadrante C, de mucha urgencia pero poca importancia debes delegarlas a otra persona, puesto que estas son las que no dejan tiempo para concentrarte en lo realmente importante.
- Las tareas que quedan en el cuadrante D, ni importantes ni urgentes, deben ser desechadas.
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