{"id":2084,"date":"2017-01-14T08:20:12","date_gmt":"2017-01-14T08:20:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.sinfonia.co\/wp\/principal\/2017\/01\/14\/el-reto-de-la-bandeja-limpia"},"modified":"2017-01-14T08:20:12","modified_gmt":"2017-01-14T08:20:12","slug":"el-reto-de-la-bandeja-limpia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.sinfonia.co\/principal\/2017\/01\/14\/el-reto-de-la-bandeja-limpia\/","title":{"rendered":"El reto de la bandeja limpia"},"content":{"rendered":"<p><strong>El reto de la bandeja limpia<\/strong><\/p>\n<p>Finalizar el d\u00eda con la sensaci\u00f3n de tener cerrados los pendientes y haber cumplido con los objetivos planteados, es tal vez una de las cosas que me genera mayor satisfacci\u00f3n personal.\u00a0 El reto de la bandeja limpia, es la posibilidad de aplicar m\u00e9todo y disciplina, \u00a0para lograr que el d\u00eda finalice, \u00a0sin correos pendientes en la bandeja de entrada y que puedas disfrutar de la sensaci\u00f3n de liviandad y deber cumplido.<\/p>\n<p><strong><em>Recomendaciones para la lectura del correo\u00a0<\/em><\/strong><\/p>\n<p><em>Revisa estos\u00a0 TIPS\u00a0y evita \u00a0convertirte en un gerente de correo<\/em><strong>.\u00a0\u00a0 <\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Trata de iniciar\u00a0el d\u00eda realizando la tarea que a tu juicio es lo m\u00e1s importante en\u00a0el trabajo y merece ser lo primero, esto te llenar\u00e1 de energ\u00eda y satisfacci\u00f3n para el resto del d\u00eda.<\/li>\n<li>Traza una meta en la ma\u00f1ana, para que al finalizar el d\u00eda, la bandeja de correos est\u00e9 libre de pendientes.<\/li>\n<li>Evita leer el correo\u00a0a\u00a0\u00a0primera hora del d\u00eda laboral,\u00a0\u00a0 si esta es la primera actividad que realizas,\u00a0 te pierdes el momento de realizar la tarea de mayor valor, bien sea conversar con el equipo, compartir un tinto con los compa\u00f1eros\u00a0o\u00a0 planear\u00a0tus actividades principales; \u00a0\u00a0el correo nos\u00a0 atrapa y all\u00ed nos podemos quedar enredados.<\/li>\n<li>Define horarios espec\u00edficos para leer correos,\u00a0 puede ser uno\u00a0al finalizar la ma\u00f1ana,\u00a0 en este momento del d\u00eda te dedicar\u00e1s\u00a0a dar una revisi\u00f3n general y responder asuntos\u00a0de resoluci\u00f3n r\u00e1pida y otro al finalizar la tarde para dejar tu bandeja totalmente limpia de pendientes. Estos horarios deben ser definidos seg\u00fan la disponibilidad de cada persona y deben ser reservados en la agenda.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Te recomiendo algunas categor\u00edas\u00a0que pueden ser \u00fatiles,\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0puedes\u00a0ir\u00a0 creando nuevas o redefiniendo las que yo te\u00a0ofrezco\u00a0de\u00a0acuerdo a lo que\u00a0 se acomode mejor \u00a0a tu forma de \u00a0trabajo:<\/p>\n<ul>\n<li>Calendario: Atender los compromisos que aparecen en la agenda. Estas son las citas ya establecidas en la agenda. Si las aceptaste o t\u00fa las programaste debes atenderlas cumplidamente.<\/li>\n<li>Computador y oficina: Tiempo dedicado para atender los asuntos que deben ser registrados en el computador o en la oficina. Ej. Actualizar documentos, generar informes, realizar presentaciones.<\/li>\n<li>Llamadas: Momento para atender los asuntos telef\u00f3nicos. Responder las llamadas pendientes, o realizar contactos con clientes. El tiempo telef\u00f3nico tambi\u00e9n se debe planear.<\/li>\n<li>Casa: Temas relacionados con el hogar, llamar al pediatra de los ni\u00f1os, atender el tema del sobregiro, hacer la cita con el m\u00e9dico.<\/li>\n<li>Tareas delegadas. Revisar y hacer seguimiento a las tareas que se ha encomendado a otros.<\/li>\n<li>Proyectos. Trabajos dedicados a atender los proyectos o planes espec\u00edficos.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li>Ordena los correos por prioridad de lectura, Ej. Primero los del jefe, o primero los de los clientes. (Estas prioridades las define cada persona, seg\u00fan su cargo y las necesidades propias).<\/li>\n<li>Configura la bandeja de entrada de tal forma que ofrezca una vista del asunto y del contenido, esto ayuda a realizar una lectura r\u00e1pida antes de ejecutar cualquier acci\u00f3n.<\/li>\n<li>En la lectura de correos aplica la regla del ajedrez, \u201cficha tocada ficha movida\u201d; en este caso ser\u00eda, correo le\u00eddo es respondido de inmediato o enviado a otra bandeja para su revisi\u00f3n posterior.<\/li>\n<li>Cuando est\u00e9s leyendo correos, trata de atender \u00a0de inmediato aquellos cuya respuesta demora menos de dos minutos. Ej. Los que se deben escalar a otra persona, los que requieren una respuesta simple como un \u201csi lo veo viable, aprobado\u201d, los que se responden con una cita a una reuni\u00f3n\u201d \u00a0o un \u201cGracias no puedo asistir\u201d.<\/li>\n<li>Si en el correo te solicitan una reuni\u00f3n, responde directamente con la cita de calendario, esto ayuda a no tener temas pendientes, dar respuesta eficiente y tiene el beneficio que en la cita queda registrada la historia de la solicitud.<\/li>\n<li>Los correos que demanden mayor tiempo de an\u00e1lisis o consultas, se deben mover a la carpeta de pendientes de acci\u00f3n, y ser\u00e1n atendidos en un momento posterior.<\/li>\n<li>Define en la agenda, un tiempo del d\u00eda para dar respuesta a correos y llamadas. En este espacio se responden los correos de la bandeja de pendientes.<\/li>\n<li>Configura reglas para mover elementos autom\u00e1ticamente: Ej. Los correos spam o promocionales, se deben mover a la carpeta de correo no deseado; las comunicaciones, boletines, temas de actualizaci\u00f3n, o los que llegan de una cuenta espec\u00edfica, se mueven a una carpeta de \u201cCorreos Informativos\u201d;\u00a0\u00a0 cada semana se separa en la agenda un tiempo de \u201cLectura de correos informativos\u201d.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><em>Recomendaciones para enviar correos<\/em><\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Env\u00eda correos a m\u00faltiples destinatarios, solo en los casos que desees compartir informaci\u00f3n general.<\/li>\n<li>Eval\u00faa si amerita enviar un correo, privilegia el contacto con las personas, puede ser preferible hacer una llamada o mejor a\u00fan moverse al puesto del compa\u00f1ero y conversar sobre la situaci\u00f3n planteada.<\/li>\n<li>Responde solo cuando el correo est\u00e1 dirigido a ti.<\/li>\n<li>Evita responder con copia a todos, solo para que quede una constancia; nunca m\u00e1s correos m\u00faltiples con un \u201cOk. Estoy enterado\u201d.<\/li>\n<li>Redacta un asunto que resuma el mensaje del correo.<\/li>\n<li>Utiliza letras de buen tama\u00f1o, para facilitar la lectura.<\/li>\n<li>Configura la firma predeterminada, para ahorrar tiempo.<\/li>\n<li>Evita mensajes extensos y confusos.<\/li>\n<li>En los correos confidenciales utiliza en el asunto la palabra \u201cCONFIDENCIAL\u201d<\/li>\n<li>Si quieres tener una copia del correo enviado, puedes seleccionar la opci\u00f3n de guardar el correo enviado en una carpeta espec\u00edfica.<\/li>\n<li>Lee el correo y revisa si entiendes lo que quieres expresar.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong><em>Algunas consideraciones a tener en cuenta<\/em><\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Antes de enviar un correo, piensa \u201c\u00bfNecesito realmente enviar este correo?\u201d Recuerda siempre la siguiente regla \u201c<strong>Entre menos correos env\u00edes, menos correos se recibes<\/strong>\u201d.<\/li>\n<li>Si ya\u00a0diste respuesta a \u00a0un mensaje y siguen llegando m\u00e1s correos sobre el mismo tema,\u00a0 \u00a0lo mejor es llamar a la persona o citar a una reuni\u00f3n.<\/li>\n<li>Si recibes muchos correos de diferentes personas \u00a0sobre un mismo tema, revisa el proceso, puede estar mal dise\u00f1ado.<\/li>\n<li>Si tus colaboradores te copian todos los correos porque solo as\u00ed les dan respuesta o porque quieren que est\u00e9s enterado de todo lo que hacen, revisa el empoderamiento del equipo y tu estilo de liderazgo.<\/li>\n<li>Una vez hayas cerrado el d\u00eda, no vuelvas a mirar el correo hasta la siguiente cita que tienes establecida para lectura de correos.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>\u00bfTe apuntas al reto de la bandeja limpia?<\/strong><\/p>\n<p>Aplicar durante un mes estas recomendaciones,\u00a0 puede\u00a0 facilitar tu trabajo, reducir el\u00a0\u00a0 <a href=\"http:\/\/www.sinfonia.co\/wp\/?p=61\">S\u00edndrome de Ansiedad por Conexi\u00f3n <\/a>y mejorar la productividad personal y empresarial.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Referencias.<\/p>\n<p>Taller Productividad Personal y Empresarial, dictado por Microsoft.<\/p>\n<p>Taller de Efectividad sin estr\u00e9s dictado por la empresa Gesti\u00f3n Delta<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>El reto de la bandeja limpia Finalizar el d\u00eda con la sensaci\u00f3n de tener cerrados los pendientes y haber cumplido con los objetivos planteados, es tal vez una de las cosas que me genera mayor satisfacci\u00f3n personal.\u00a0 El reto de la bandeja limpia, es la posibilidad de aplicar m\u00e9todo y disciplina, \u00a0para lograr que el [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[7],"tags":[20,13],"class_list":["post-2084","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-blog","tag-liderazgo-personal","tag-productividad-personal"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.sinfonia.co\/principal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2084","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.sinfonia.co\/principal\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.sinfonia.co\/principal\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sinfonia.co\/principal\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sinfonia.co\/principal\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2084"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.sinfonia.co\/principal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2084\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.sinfonia.co\/principal\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2084"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sinfonia.co\/principal\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2084"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.sinfonia.co\/principal\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2084"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}