BUROCRACIA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL

 

Una de las labores más complejas de realizar en una organización consiste en luchar contra la «Burocracia» que se manifiesta de diferentes formas y que geeran desgaste en las organizaciones y a la vez acaban con el potencial de sus trabajadores. Estos aspectos se manifiestan desde trámites innecesarios hasta manejos malintencionados en los proyectos, en algunos casos un exceso de administración o la llamada “Micro Administración” puede llevar a los empleados a enfrascarse en tareas que desgastan su potencial intelectual. En los ambientes de trabajo la burocracia es una práctica que bloquea el desempeño impidiendo que los trabajadores tengan una vida laboral más eficiente y satisfactoria.

Las prácticas que conducen a eliminar estos elementos burocráticos en las empresas parecen casi imposibles de superar. Algunas organizaciones hacen un mejor trabajo que otras para eliminar trámites y asignar el trabajo de forma equitativa y transparente, sin embargo, el deseo de poder y el mantener una posición dominante en las empresas puede ser más fuerte que la búsqueda del bien común.  Los jefes con rasgos narcisistas quieren mantener una estructura vertical y asegurar que tienen un gran equipo a su mando, con lo cual pueden sentir su poder y mando.  

Migrar a estructuras más planas y con un nivel de jerarquía reducido para convertirse en una empresa horizontal, puede ser un tema aspiracional para muchas compañías y líderes organizacionales que tienen modelos administrativos modernos, pero los empleados pueden sentir que pierden oportunidades para ascender hasta puestos de poder y control sobre otros y empezar a generar obstáculos para evitar que la burocracia sea eliminada al sentir que su posibilidad de ascenso se ve en riesgo.

Es importante que los directivos y encargados del diseño organizacional tengan en cuenta que la estructura afecta directamente el tipo de empleado que trabajará en la organización y por lo tanto se le debe dar la importancia de ser evaluada y pensada cuidadosamente teniendo en cuenta todos los efectos que puede tener en el desempeño futuro  de la compañía y en  la satisfacción y compromiso de sus trabajadores.

CÓMO TRABAJAR CON ALGUIEN QUE NO ESCUCHA

La escucha es la capacidad que tenemos los seres humanos para percibir lo que ocurre en el entorno e interpretarlo de acuerdo con la propia visión del mundo que nos rodea. Quien escucha conscientemente utiliza todos los sentidos; se escucha con la piel al sentir una caricia conectarte con la emoción que transmite, se escucha con la vista al observar un paisaje y sentir el mensaje de la naturaleza, se escucha con el gusto al saborear un platillo y comprender lo que el chef quiso comunicar. Escuchas cuando te conectas con el mundo que te rodea y pones tu atención a lo que tiene para decirte.

 

Escuchar = Percibir con los sentidos + Interpretar lo percibido

 

Las personas que desarrollan la capacidad de escucha plena tienen la gran posibilidad de descubrir lo que el mundo quiere decirles y enseñarles; la magia del aprendizaje y la transformación personal radica en el acto consciente de escuchar. Trabajar con personas que, no escuchan es todo un desafío. Ya sea porque interrumpen, divagan, parecen distraídos o siempre estan preguntando lo que se acaba de decir. Tener un colega o jefe que no escucha puede hacer que las personas a su alrededor también se miren al espejo y se pregunten si ellos mismos son un buenos oyentes. Estos son los maestros que nos muestran el camino que no debemos seguir.

Como parte de la búsqueda del desarrollo personal, es inteligente reflexionar sobre cómo enfocar las conversaciones de trabajo y qué hacer para mejorarlas.

  • Asegúrese de que el equipo esté conectado con los temas que se van a tratar en la conversación.
  • Cuando sienta que no es escuchado, hágalo saber de forma respetuosa.
  • Utilice ejercicios para mejorar su propia escucha. Puede ser el simple hecho de apagar su celular cuando entra a una reunión y así evitar distracciones.

 

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LA MAGIA DEL RECONOCIMIENTO LABORAL

 

Las manifestaciones de reconocimiento pueden ser una de las fuentes de satisfacción personal más importantes con las que cuentan los colaboradores para sentirse a gusto con su trabajo, y a la vez en su vida cotidiana. El reconocimiento que se recibe por un trabajo bien hecho es un refuerzo emocional que estimula la satisfacción y el bienestar no solo de quien es reconocido, sino también de los demás miembros del equipo, que empiezan a sentir que están en una empresa que los valora y estimula el buen desempeño.

Los líderes que están a cargo de equipos de trabajo deben saber cómo estimular y reconocer adecuada y equilibradamente los buenos resultados de sus empleados.

  • El reconocimiento debe ser a la medida y diseñado especialmente para la persona que lo recibe. Puede ser muy desalentador que te den una invitación a un restaurante, cuando estás pasando por una enfermedad y debes mantener una dieta alimentaria que no te permitirá disfrutar la cena o que te den libre el día de cumpleaños, cuando a ti te encanta ir a la oficina para que te feliciten los compañeros de trabajo.

 

  • Cuando se reconoce, se exalta la labor de una persona o equipo. Evite que esto sea para demeritar o hacer sentir mal a los que no reciben el premio. De esta forma propiciará el buen ambiente laboral, la sana competencia y el respeto por el equipo.

 

  • Los incentivos monetarios son importantes  y pueden ser los que más fácil se le ocurren a los líderes, y sin sin duda, ofrecen buenos resultados en la satisfacción de los empleados. Sin embargo, este método de reconocimiento no debe ir de forma independiente, debe ir acompañado de otras acciones que den un valor más trascendente y menos transaccional, porque de lo contrario puede perder el efecto deseado y puede volverse incluso contraproducente.

 

  • Reconocimiento en el día a día. Siempre que sean sinceros, los comentarios de felicitación y «palmadita en la espalda»  son un buen estímulo para los colaboradores, ya que elevan su autoestima, se sienten respetados por compañeros y superiores.

«Reconoce en público y reprende en privado»

CÓMO PERDER TUS MEJORES EMPLEADOS

 

Después de muchos años liderando proyectos y entregando conocimiento y dedicación a una empresa, siente que necesita un nuevo desafío, pero sus jefes no tienen la menor intención de ofrecerle algo diferente, en lugar de aportarle un apoyo, lo rechazan y desaniman con frases disfrazadas “Lo estás haciendo muy bien, te queremos justo donde estás”.  Siempre ha tenido un desempeño sobresaliente y se siente reconocido en el negocio, pero el aprendizaje y los retos han llegado a su nivel máximo en ese cargo y su crecimiento está estancado así que necesita encontrar un nuevo reto para motivarse profesionalmente.  El jefe, no quiere que nada cambie y prefiere evitar el riesgo de perder el conocimiento y la comodidad de tener a alguien muy productivo y destacado en esta posición. Quiere mantener a los empleados justo donde están.  Hacer esto es una buena forma de perder para siempre a un colaborador.

Este tipo de situaciones se presenta a diario en las empresas grandes y chicas. El precio de un mal liderazgo, la falta de visión y el poco conocimiento de los empleados es muy alto para las empresas que corren el riesgo de rotación del talento lo que conlleva pérdida de conocimiento y productividad. Al inicio de mi carrera profesional, me encontré con un jefe que tenía una forma particular de hacer sus comentarios a la vez sarcásticos y crueles,  pero que al analizarlos con detalle podían tener un trasfondo importante de realidad empresarial; nos encontrábamos en un proceso de cambio organizacional y se tenía que disminuir la planta de personal, el jefe muy entonado me dijo lo siguiente antes de iniciar el proceso de análisis de la plantilla de colaboradores a desvincular “Los buenos se van solos, a los malos hay que despedirlos y los mediocres se quedan con nosotros”; me sentí muy mal en ese momento pensando que estaba en el grupo de los mediocres porque mi sueño era quedarme en esa compañía durante muchos años y crecer profesionalmente. Entendí el poco valor que ese jefe daba al talento de su organización. Finalmente comprendí que la mejor forma de perder al mejor talento es teniendo este tipo de liderazgo que no es capaz de medir el impacto de la rotación del talento y por consiguiente no se esmera por retener y propiciar espacios de crecimiento para su equipo de trabajo. Cuando el talento de alto potencial no puede crecer en sus trabajos, lo realizan sin motivación ni esfuerzo, generando enormes brechas en la productividad.

Durante muchos años de trabajar en una gran organización, pasé por diversos cargos en los que inicié en posiciones inferiores hasta llegar a cargos de liderazgo,  pude progresar, eventualmente, y darme cuenta de que no era mediocre por querer estar mucho tiempo en una organización, que podía moverme en cargos diferentes y hacer una carrera profesional hasta que se cumplía el ciclo de cada uno de estos desafíos, así fue que en cada posición fue entregando satisfacciones y a la vez cerrando un ciclo y  me aburrí un poco en cada trabajo que se volvía rutinario y comenzaba a buscar un nuevo reto que dominar. La mayoría de los seres humanos seguimos patrones similares, cuando no estamos aprendiendo, no sentimos el bienestar requerido para alcanzar el compromiso y la productividad requerida. El cerebro humano está diseñado para aprender, no solo durante la infancia, aprendemos durante toda la vida.

La mejor forma de perder rápidamente a tus empleados es:

  • No valorar el talento
  • No tener un plan de desarrollo profesional
  • Desconocimiento del empleado
  • Tener un mal liderazgo en la compañía

 

«EL VALOR DE TU TALENTO ES LA RIQUEZA DE TU COMPAÑÍA»

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VIVIR PARA TRABAJAR O TRABAJAR PARA VIVIR

 

El trabajo para algunos puede significar un castigo, un mal necesario, o algo requerido para subsistir; para otros el trabajo puede convertirse en una obsesión hasta el punto de convertirse en lo único que satisface evitando así cualquier momento de ocio o diversión.

¿Cuántas veces ha dejado de hacer algo divertido por la cantidad de trabajo?

Conciliar trabajo y ocio debe ser una prioridad personal y empresarial. Se tiene la creencia de que el trabajo es lo primero y el ocio, lo segundo, pues bien se ha demostrado que cuando las personas descansan y tienen ratos de esparcimiento pueden ser más productivas, creativos e innovadores.

Puede existir la tendencia a posponer el ocio, siempre hay más trabajo que hacer y se tiene la creencia de que verse muy ocupados los hace ser más interesantes, por lo tanto, es probable que los empleados dejen pasar oportunidades de entretenimiento y terminen sintiéndose agotados e insatisfechos en el trabajo. Podemos postergar hacer algo divertido para «el momento adecuado», solo para darnos cuenta de que parece que nunca llega. Luchar contra este instinto no será fácil. Pero puedes organizar tu trabajo y tu tiempo libre para volverte mejor en pasártelo bien ahora y responder el dilema “Trabajas para vivir o vives para trabajar”

 

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EDAD DORADA – NUEVOS RETOS LABORALES

 

Una de las formas más comunes de discriminación de talento para entrar o permanecer en el mercado laboral es la que se hace a causa de la edad. Aunque se han creado algunos estereotipos positivos como que son empleados más leales, confiables o comprometidos, también abundan los estereotipos negativos.

Los trabajadores maduros son estigmatizados como una población con dificultades para involucrarse y participar en formaciones y programas de desarrollo profesional, se considera que son más resistentes al cambio organizacional y a los avances tecnológicos, también se tiene la creencia de que están más predispuestos de sufrir problemas de salud que afecten su trabajo y más vulnerables a dificultades familiares. Y aunque las empresas tienen creencias y estereotipos, es mucho más grave el que los individuos se dejen encasillar y tomen posiciones que los llevan a sentirse y mostrarse como viejitos sin interés y pasión por el propio progreso personal, dejan de actualizarse y empiezan a tomar actitudes que a menudo pueden ser más negativas que los estereotipos reales.

Las empresas lograrían un gran salto implementando un trabajo de gestión de conocimiento con aquellos empleados que se encuentran en la fase final de sus carreras, estarían aprovechando así los conocimientos y experiencia y a la vez mostrando respeto y reconocimiento por el trabajo de sus colaboradores. Los empleados pueden sentir la contribución al transferir conocimientos a sus compañeros y contribuir al bien organizacional y social.  Encontrarse en la fase final de la carrera no significa que los empleados simplemente están pasando el rato o esperando a jubilarse, la mayoría desea marcar la diferencia y generar bienestar social.

Contrario a lo que algunos creen, la generación de  baby-boomers  está gozando de una excelente salud, han entendido su responsabilidad con la alimentación saludable, atienden los chequeos médicos  periódicos y mantienen una rutina de ejercicio. Los mayores de esta época son afectos a la tecnología y se mantienen actualizados, lo que está creando una generación de adultos con alma, cuerpo y mente muy joven.

La generación de empleados de mayor edad puede tener la sabiduría, experiencia, conocimiento especializado y la capacidad para enseñar, entrenar y acompañar a los millennials a el fin de lograr negocios sostenibles.

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EMPLEABILIDAD Y MEZCLA DE GENERACIONES EN EL TRABAJO

EL ARTE DE ENTREGAR JUICIOS PARA EL DESARROLLO PROFESIONAL

 

Los equipos de alto desempeño son aquellos que en su diario actuar son capaces de intercambiar juicios que potencien el desarrollo individual y grupal. Esta práctica denominada retroalimentación o feedback, tiene una alta incidencia en el ambiente organizacional y depende de la forma como se oriente y la intencionalidad con la que se realiza.

Para que un colaborador desarrolle y aumente su efectividad, necesita saber qué hace bien para así repetir y mejorar. Del mismo modo, también necesita entender qué hace peor para poder corregirlo. Aunque cueste escucharlo,  entregar aspectos por mejorar sirve como estímulo para emprender cambios encaminados al desarrollo de competencias, sin embargo, cuando se reciben juicios críticos, la reacción puede ser a la defensiva, resistiendo la crítica o evitando ser cuestionados, por lo tanto, se recurre a mecanismos de defensa. De otro lado, sentir el reconocimiento por un trabajo bien realizado es uno de los mejores impulsores para lograr el compromiso, la motivación e innovación.

La incompetencia para entregar juicios es una de las principales falencias del liderazgo. Los jefes prefieren pasar falencias de sus colaboradores a enfrentarse a un momento de entrega de juicios críticos.

«Suave con las personas, fuerte con las situaciones»

 

Para realizar un proceso de entrega efectiva de juicios, se debe tener en cuenta aspectos como:

  1. Prepararse emocionalmente para compartir un momento de posible confrontación.
  2. Crear un contexto adecuado de la situación a tratar
  3. Evitar generalizar, exagerar, involucrar a terceras personas o estigmatizar a la persona con la que estás conversando.
  4. Utilizar la herramienta SCI, para estructurar la forma de entregar el juicio, la cual consiste en:
    • S – Hablar de la situación. En este punto se utilizan las afirmaciones. Ej. El lunes durante el comité de presidencia, cuando yo me encontraba haciendo la presentación.
    • C – Identificar la conducta por la cual se va a realizar la conversación. Ej. Tú estabas todo el tiempo en el celular.
    • I – Expresar cuál fue el impacto que la situación causó en la persona que está entregando el juicio Ej. Yo me sentí ignorado.

«Elogia en Público y reclama en privado»

 

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QUÉ SON Y PORQUÉ ESTÁN REVALUADAS LAS VALORACIONES DEL DESEMPEÑO

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CÓMO ATRAER Y RETENER EL MEJOR TALENTO

 

Los líderes se ven enfrentados al reto de atraer personal con las competencias requeridas para el logro de los resultados esperados. En múltiples escenarios se habla de la importancia del talento y es cierto que los empleados marcan la diferencia en las organizaciones, pero las fuerzas internas y las presiones sociales difícilmente dejan que los individuos aisladamente puedan movilizar cambios; las empresas domestican a los colaboradores, condicionándolos para que trabajen según los denominados estándares, así aseguran mantener el control de los procesos internos y la obediencia de sus empleados.

Las áreas de Gestión Humana definen metodologías para identificar los llamados “Talentos de Alto Potencial”, sin embargo, en algunos casos los empleados se traten de camuflar y adaptarse a las exigencias para lograr encajar en la cultura, perdiendo así el mayor valor que ellos pueden aportar y es la diversidad de pensamiento. Las compañías diseñan en sus sistemas de gestión del talento métodos muy tóxicos para mantener el statu quo organziacional y esto es leído a la perfección por los empleados, que se adaptan a estas propuestas para lograr sobrevivir en el ambiente laboral propuesto.

Las organizaciones antes de invertir altas sumas de dinero en evaluar y buscar empleados de alto potencial deberían dedicar un tiempo a entender las limitaciones que tienen en el liderazgo y la gestión de talento, elaborando enfoques que ayudan a la gente a entender su contribución y dar forma y contexto para que cada persona identifique cómo puede aportar,  y cuáles serían sus niveles de rendimiento.

 

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DESARROLLO DE CARRERA – EVALUACIÓN DEL CONTEXTO

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SALUD MENTAL Y RIESGO PSICOSOCIAL

El estrés laboral y las enfermedades mentales son los problemas más graves que se presentan en el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo. Las enfermedades mentales afectan la productividad personal de los individuos que las padecen generalmente en silencio o de forma secreta por temor a ser estigmatizados y discriminados. Pero existe también la otra cara de la moneda, y tanto empleadores como sistema de salud están muy alertados porque existen algunos empleados con bajo desempeño que se escudan en enfermedades para sacar provecho de la situación. La verdad es que la salud de los colaboradores raramente resultará tan obvia como cuando hay un virus o una enfermedad física, sin embargo, en ocasiones los empleados luchan en silencio con enfermedades que los jefes jamás podrán observar y que en la mayoría de las ocasiones tampoco sabrá como intervenir o apoyar. Sin embargo, estas enfermedades silenciosas también requieren de cuidados médicos, de una red de apoyo y de realizar adaptaciones al puesto de trabajo, a pesar de su invisibilidad.

Es posible que al menos una persona de su equipo o entorno cercano esté viviendo con una enfermedad mental ahora mismo y usted no se haya dado cuenta o no sepa como maneja la situación.

Los riesgos psicosociales surgen de las deficiencias en el diseño organizacional y la gestión del talento, así como de un escaso contexto social del trabajo, lo que desencadena en problemas psicológicos, físicos y sociales, generando el llamado estrés laboral, el agotamiento y finalmente desencadenado una depresión. Los mayores factores desencadenantes de estos riesgos son:

  • Cargas de trabajo excesivas
  • Falta de claridad de las funciones del puesto.
  • Poca participación en la toma de decisiones que afectan al trabajador.
  • Mala gestión de los procesos de cambio.
  • Falta de comunicación clara y transparente.
  • Falta de liderazgo

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TELETRABAJO EL SUEÑO QUE PUEDE CONVERTIRSE EN PESADILLA

Disfrutar la oportunidad de trabajar sin tener que desplazarse cada día entre la congestión de la ciudad, sin reuniones programadas a última hora, sin la obligación de un código de vestuario, es el sueño de muchos trabajadores, hasta que se encuentran con obstáculos relacionados con cargas excesivas de trabajo, desconfianza de sus jefes y la incomprensión de su entorno familiar y social. Las demandas de dedicación de tiempo a otras actividades cuando se trabaja desde la casa pueden acarrear dificultades que suelen ser fáciles de ignorar cuando se está en la oficina, pero en casa resultan difíciles de sortear y más cuando se trata de poner un límite entre el tiempo personal y el profesional.  La implementación de teletrabajo requiere que los empleados tengan muy desarrolladas sus competencias de AUTO, a saber Autodisciplina, automotivación,  autogestión y demás que tienen que ver con la autonomía del individuo; por su lado los jefes necesitan desarrollar la confianza como un valor fundamental en la creación de una cultura orientada a los resultados medibles.

Trabajar desde casa ya sea de forma habitual o  cuando se hace de forma ocasional, requiere ciertas prácticas para que el sueño no se convierta en la pesadilla tanto de empleados como de los jefes.

  • Aunque parezca contradictorio, es fundamental establecer un horario de trabajo. Esta recomendación puede sonar ridícula, pero es fundamental si quiere lograr ser productivo y a la vez tener un equilibrio vida laboral y profesional. Cuando se trabaja desde casa, se pueden perder los límites para hacer las actividades que demanda la vida cotidiana y el trabajo puede absorber a tal punto que el trabajador pierda de vista la necesidad de descansar y tener ratos de ocio; de igual forma las personas que habitan en la casa deben saber los horarios y tener claro que esta es una modalidad de trabajo a fin de que eviten asignar tareas de casa, como ir a pagar las cuentas, asear la casa, sacar al perro y otro sin fin de actividades que pueden surgir.
  • Siempre es recomendado poner límites no solo para los demás, sino también para sí mismo, Es fundamental explicar a amigos, familiares y entorno que lo rodea que los días que teletrabaja no son oportunidades para actividades no relacionadas con el trabajo. También pueden resultar visitas inesperadas, esto puede ser similar a lo que ocurre en la oficina cuando llega un compañero a su escritorio con deseos de tener un rato de conversación ociosa, así que de igual forma hay que tratar de cortar por lo sano y retornar al trabajo.

El teletrabajo más que una modalidad se convierte en un estilo de vida y es el empleado quien debe definir si quiere vivirlo o sufrirlo. Poner límites y definir los propios niveles de productividad es fundamental para que esta modalidad sea la realidad de un sueño y no una pesadilla laboral y personal.