El trabajo diario puede tornarse abrumador, razón por la cual priorizar es una necesidad gerencial. En las conversaciones de coaching ejecutivo los líderes muestran síntomas de saturación, estrés laboral y hasta el síndrome de «Ejecutivo Quemado». La cantidad de situaciones pendientes. La exigencia para solucionar temas que no son los realmente importantes. La falta de tiempo para tener un equilibrio vida laboral y personal. La culpabilidad que resulta al no concluir todo lo que se tenía planeado. La pérdida del control de su propia vida. Si te has identificado con alguna de estas situaciones, tenemos noticias alentadoras. Puedes hacer un PPA –> Para, Prioriza y Actúa.
«El progreso excepcional se obtiene al combinar pereza cultivada con inteligencia y ambición extrema«
Richard koch
Piensa en tu tarea de mayor valor.
Si solo pudieras hacer una cosa durante todo el día. ¿Cuál sería la que te daría mayor satisfacción y agregaría mayor valor?
El principio de Pareto para priorizar efectivamente
El paradigma 80/20 surge debido al principio económico desarrollado hace más de cien años, por el economista italiano Wilfredo Pareto. Este principio consiste en que, si divides el mundo en causas y resultados, pocas causas (cerca de 20 por ciento) generan la mayoría de resultados (cerca de 80 por ciento). Este principio se aplica a la economía, donde unas pocas inversiones generan la mayor parte de las ganancias. En el ámbito comercial donde unos pocos productos, clientes y decisiones originan las mayores ventas. Por su lado en el desarrollo profesional y el desempeño gerencial, se puede decir que una pocas acciones generan la mayor parte de los resultados.
Identificar el 20% que desata el máximo potencial
Reflexionar sobre cuáles son las tareas de mayor es fundamental a la hora de priorizar. Entre otras cosas, porque ayuda a tener claridad sobre esos puntos en los que se debe poner el la atención y a los cuales dedicar la energía vital. La auto indagación es una técnica muy valiosa que ayuda a definir estas prioridades. Las preguntas que puedes responder cada día son:
- Si solo hiciera una cosa en el día ¿Cuál sería esa actividad que me daría la satisfacción de terminar el día de forma exitosa?
- Si hoy fuera mi último día de vida. ¿A qué me dedicaría?
- ¿Estoy trabajando en algo que puede cambiar el mundo?
- ¿Trabajo en algo que esta alineado con mi propósito superior?
- Las actividades que voy a priorizar el día de hoy ¿Ayudan a alcanzar mi visión de futuro?
Delegar si es posible la mayor parte de actividades que no contribuyen al desarrollo del máximo potencial.
Ocuparse de actividades que no contribuyen al logro de los objetivos planteados es en algunos casos una forma de auto saboteo. Si se desea escribir un libro, pero cada que empieza un párrafo decide ir a la cocina a buscar algo que picar. Cuando se ha definido una hora para hacer ejercicio y ocupa el espacio para hacer llamadas o leer correos. Plantearse hacer un estudio en línea y posponerlo para limpiar la casa. Los anteriores pueden ser algunos ejemplos de la forma como se evita hacer las tareas que orientan al logro de los resultados. Se reemplazan las actividades importantes por otras que aunque pueden ser valiosas no ayudan al logro de resultados o que es posible delegar. Del 80% de acciones identificadas como las menos importantes trata de identificar cuáles pueden ser delegadas.
- ¿Cuáles pueden ser encomendadas a otras personas?
- ¿Quiénes pueden ayudar con las actividades de limpieza en casa?
- ¿Qué responsabilidades de la oficina pueden entregarse a los colaboradores?
- ¿Cuáles actividades pueden ser tercerizadas?
- ¿Es posible delegar en una herramienta automatizada?
Eliminar acciones y hábitos que no agregan valor
Es posible que en la cotidianidad se realicen actividades que provienen de hábitos que no aportan al desarrollo del máximo potencial. Por tal motivo, es importante identificar cuáles son los hábitos que están limitando el potencial y trabajar en eliminarlos o cambiarlos por nuevos hábitos que ayuden a alcanzar los resultados esperados. Del 80% de acciones identificadas como las menos importantes trata de identificar cuáles pueden ser eliminadas.
- ¿Qué ocurre si no haces una determinada actividad?
- ¿Cómo afecta tu vida el renunciar a cierto tipo de actividades?
- ¿Qué pasa si logras tener mayor tiempo para dedicarte a lo importante?
- ¿Qué tantas cosas realizas que no te permiten alcanzar el objetivo principal?
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