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Uno de los rasgos característicos de las personas de alto rendimiento es la Orientación al resultado. Quiénes alcanzan altos niveles de productividad dedican mucho de su tiempo a pensar, planificar y definir prioridades. Una vez han establecido sus metas y objetivos se enfocan en realizar las actividades de mayor valor sin prisa y sin pausa. La llave para alcanzar los objetivos es «Priorizar y actuar»
Las decisiones que se toman en cada momento de la vida son las responsables de los resultados alcanzados, sean éstos buenos o malos. Finalmente, todo lo que se logra o se pierde está influenciado por la prioridad que se asigne. Prioriza y lograrás todo lo que deseas alcanzar. "Donde pones tu atención, pones tu corazón"
¿Por qué se dificulta definir prioridades?
En los talleres de liderazgo y en sesiones de coaching ejecutivo, es muy común escuchar las siguientes declaraciones: «Vivo sumergido en un mar de correos que no cesan de llegar a la bandeja de entrada», «Mi agenda está completamente llena de citas, algunas en el mismo horario y diferentes sitios», «Los informes pendientes por entregar se acumulan en mi computador», «Me cuesta separar espacio para hacer visitas a clientes o para llamar a prospectar negocios», «No tengo tiempo para citas médicas o para asistir a reuniones escolares». ¿Alguna de estas frases se te hace familiar?
Líderes sin tiempo para dedicarse a lo importante que se dejan atrapar en que parece ser urgente o en tareas que no agregan valor a sus objetivos. Líderes que no tienen tiempo para si mismos, a quienes les parece que ir al gimnasio es robarle tiempo a su agitada vida o que tomar el curso que ha estado deseando puede ser una elección mal vista por sus superiores. Generalmente tienen varios periodos de vacaciones acumulados y no se atreven a tomarlos, porque pueden perderse de algo importante mientras no están en la oficina. Como resultado final, estos líderes sufren altos niveles de estrés y en algunos casos pueden llegar a padecer el síndrome de burnout también llamado «El síndrome del trabajador quemado»
La priorización se dificulta por la falta de una visión clara y por la incompetencia para decir NO a lo que no agrega valor.
Defina su tarea de mayor valor
Identificar las actividades de mayor valor, permite enfocar la atención en lo importante. Peter Drucker el genio de la administración, recomienda hacerse frecuentemente esta pregunta: » ¿Qué puedo hacer yo que sólo puedo hacer yo y que si lo hago bien producirá una verdadera diferencia?». Otras preguntas que puede hacerse son: ¿Cuál es la tarea de mayor valor en el trabajo que realizo?, ¿Por qué me contrataron y me pagan?, ¿Qué es lo que mejor hago?, ¿Qué es lo que disfruto hacer?
Una vez identifique cuál es su tarea de mayor valor, dedíquese a hacer más de eso que disfruta hacer, lo que mejor hace y por lo que ha sido contratado.
«Las cosas que más importan nunca deben estar a merced de las cosas que
menos importan»
Goethe
¿Por qué priorizar?
La priorización es importante, porque si no se establecen prioridades todo se convierte en importante y urgente. Cuando no se definen las prioridades, se puede terminar metido en el océano de correos sin sentido o navegando a la deriva en redes sociales.
Establecer prioridades da sentido de propósito al trabajo. Identificar las actividades necesarias para lograr los objetivos acerca al cumplimiento de los mismos. La pregunta que recomienda Tim Ferris en el libro: «La semana laboral de 4 horas« es la siguiente: «Si esto es lo único que hago hoy, ¿me sentiré satisfecho de lo logrado en este día?»
¿Cómo puedo priorizar?
Existen muchas técnicas y herramientas de Priorización y planeación personal. Si bien, estás técnicas y herramientas son poderosas, parece que carecen de elementos fundamentales para que los líderes se enganchen y eviten caer nuevamente en el mar de las tareas rutinarias y que poco valor aportan a su propósito.
La priorización está relacionada con nuestras creencias y hábitos, por lo tanto para aprender a priorizar, primero hay que indagar profundamente sobre las creencias limitantes o potenciadoras que nos pueden impulsar a desarrollar el máximo potencial. Lee más sobre este tema en esta entrada del Blog que trata sobre Los hábitos y la Acción Humana.
Elementos claves de la priorización
- La rueda de la Vida. Esta herramienta permite hacer un diagnóstico de las diferentes dimensiones de la vida y poner en perspectiva a qué se debe dar prioridad.
- Definir la Visión. La claridad sobre lo que se quiere lograr es fundamental a la hora de priorizar. Una vez definida la visión, pregúntate con cada actividad lo siguiente: «Esto que voy a hacer hoy ¿Me acerca a alcanzar la visión que he definido para mi vida?
- Definir los Valores personales. Los valores son fundamentales en la existencia humana. Cuando te enfrentes a una nueva tarea, pregúntate : «Esto que voy a hacer hoy ¿Es coherente con mis valores personales y me generará bienestar?
Técnicas de priorización
- Listas. Las listas de actividades son fantásticas para identificar qué es todo lo que se hace en un día. Realizar una lista diaria de actividades ayuda a tener perspectiva y enfoque.
- Clasificar las actividades. Una vez listadas las actividades día el paso siguiente es identificar las más prioritarias y que agregan mayor valor. La clasificación se hace etiquetando cada actividad con las letras A,B,C y D. Muy importante no urgente A, Muy Importante muy urgente B, Muy urgente no importante C y finalmente no importante y no urgente D.
- Realizar el ejercicio de priorización utilizando la herramienta de filtro estratégico. Tomar cada una de las afirmaciones de la lista y evaluar si ayuda a conseguir los objetivos planteados. La pregunta aquí sería : «¿Esta actividad está alineada con la visión?» y «¿Es coherente con los valores establecidos?.
- La ley del 80/20. Identificar el 20% de las actividades que producen el 80% de los resultados y enfocarse en hacer más rápido y mejor ese 20%.
- La matriz de Eisenhower. Ubicar en cada cuadrante las actividades identificadas en el paso dos.
La matriz de Eisenhower es un elemento visual que permite tener mayor claridad y enfoque. Gráfico tomado de imágenes de google.
«En lo que te enfocas se expande»
t. harv eker
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