Diseño de talleres de Formación – Definición del Objetivo

Definir el objetivo de la experiencia de aprendizaje, es una de las actividades más importantes para asegurar el éxito del espacio que estamos diseñando;  un objetivo claro y bien definido nos ayuda a identificar cuál es la metodología que debemos emplear a la hora de abordar al público que se quiere impactar.

La definición del objetivo, se realiza con la persona que está solicitando o contratando la experiencia; se debe evitar a toda costa  que esta actividad se delegue en otras personas de la organización.  Este es el momento de entender la problemática por la que atraviesa el área o empresa,  identificar cuáles son los intereses y  revisar las expectativas finales.  El líder debe estar involucrado en todo momento para asegurar el impacto positivo de cualquier espacio de aprendizaje.

Generalmente el cliente sabe que tiene una necesidad, pero no identifica cuál es la forma de abordarlo o en algunos casos identifica un problema y al profundizar nos damos cuenta que es otra la necesidad real.

Recomiendo en esta actividad utilizar la propuesta de George T. Doran, para crear objetivos inteligentes (Smart).

Specific (Específico): El objetivo debe ser lo más concreto posible. Todos deben quedar con una identificación precisa de la necesidad y entender qué se pretende lograr  en el taller  y el resultado que se espera del mismo.  La principal herramienta para utilizar en esta etapa es la indagación.

Medible (Measurable): EL objetivo debe ser medible. Todo evento debe tener un indicador que logre identificar, si se alcanzó el objetivo esperado.

Alcanzable (attainable): El objetivo debe ser ambicioso, un reto para nosotros pero posible. Se debe evaluar que el evento esté al alcance de todos los invitados, para ello es importante conocer el detalle de las personas que van a asistir y entender su contexto particular.

  • Realista (Realist): Debemos tener objetivos dentro de nuestras posibilidades (tanto por nuestros recursos disponibles, como por nuestra motivación por lograr dicho objetivo).  Un taller no genera milagros inmediatos ni podemos pretender solucionar todos los problemas que tiene una comunidad con un evento puntual,   debemos evitar crear falsas expectativas en el cliente y en los invitados al evento. Se debe cuidar sobre todo la coherencia con la estrategia del grupo que se va a impactar y el bienestar de los invitados

Diseño de talleres de formación – El aprendizaje

El aprendizaje es un aspecto ampliamente disertado por diferentes disciplinas del conocimiento, ha tenido abordajes desde la medicina y la neurociencia para entender desde la biología  cómo es el desempeño del  cerebro humano,   desde la sicología para entender los comportamientos humanos frente los retos de conocimiento, la sociología ha evaluado cómo se comportan las comunidades y cómo aprenden los seres humanos en diferentes grupos y contextos  y la pedagogía dedica gran parte de sus tratados a entender  y buscar la mejor forma de llegar a los grupos o personas para que éstos logren asimilar los conceptos que se imparten.

Aprendizaje desde la perspectiva biológica.

El aprendizaje desde la perspectiva biológica,  es una reacción química del cerebro a los estímulos que recibe  a través de los diferentes sentidos de  visión, oído, tacto, olfato y  gusto;  estas percepciones pasan al cerebro en forma de vibraciones eléctricas a nuestra memoria de fijación y de allí pasan a la memoria de corto plazo,  esta memoria es capaz de retener información por aproximadamente unos  45 minutos.  Los datos pasan de la memoria de corto plazo,  a través de otro filtro  que los transforma en información mediante una reacción química, que se encarga de almacenar la información en la memoria de largo plazo.  Cuando la memoria de corto plazo está ocupada en su proceso, puede llegar a saturarse de información y por lo tanto  se produce el agotamiento,  requiriendo así un  tiempo de descanso,  es por ello que nos recomiendan realizar pausas cada cierto tiempo,  con el fin de darle oportunidad a la memoria para que se recupere y pueda seguir asimilando los conceptos nuevos.

 

Los  procesos químicos que requiere realizar nuestro cerebro demandan grandes cantidades de energía,  es por ello que el aprendizaje resulta más complejo cuando estamos cansados o hemos dormido mal;  también después de las comidas fuertes,  porque el cuerpo debe dedicar toda su energía a los procesos químicos que requiere la digestión.   Después del almuerzo es usual que  experimentemos la llamada marea alcalina,  que se define como el incremento pasajero del pH plasmático y urinario como consecuencia de la llegada de grandes cantidades de bicarbonato a la sangre y la pérdida concomitante de iones cloruro, todo aquello, a consecuencia de la liberación de hidrogeniones hacia la luz gástrica. Este evento metabólico se produce minutos después de iniciada una comida y es probablemente, la principal responsable de esa sensación de lasitud y ligera somnolencia que se siente después de consumir nuestros alimentos.

Otro factor que afecta los procesos cognitivos, está relacionado con la división del cerebro en dos hemisferios: El izquierdo responsable de la lógica, el lenguaje, los números,  el análisis, y  detalle paso a paso;  la parte derecha,  se encarga de las emociones,  lo visual, la intuición, la fantasía, la que diseña conceptos y admite las contradicciones.  Se podría decir que la parte izquierda es la cognitiva y la derecha la afectiva.

 

El Constante Cambio y la Constante del cambio

El cambio es un tema del cual se habla con frecuencia en el ambiente Empresarial, a los empleados nos piden ser flexibles al “cambio” y en algunos casos nos tildan de resistentes al “cambio”.  Las organizaciones son entes de transformación y  las llamadas a propiciar la prosperidad social y económica,   por lo tanto  las personas que allí trabajamos estamos avocadas a vivir constantemente estos procesos; los expertos nos muestran el constante Cambio, como una oportunidad de aprendizaje y se ocupan de crear  estrategias  y   estructurar las famosas agendas de cambio que van acompañadas de programas en formación y entrenamiento para que  podamos transitar por estos periodos  de forma fluida y tranquila,   sin embargo, los empleados somos seres humanos,  y como tal tenemos nuestras propias agendas de cambio y somos vulnerables a lo desconocido, pasamos  por periodos de incertidumbre y temor.

“Lo Único Constante es el Cambio”

“En los mismos ríos entramos y no entramos, [pues] somos y no somos [los mismos].” (Heráclito)

Desde la época de Heráclito (535 a.C), se empieza a disertar sobre el tema, el filósofo hace alusión al constante cambio que  enfrentan los seres humanos ante la transformación del mundo.  Aprender a fluir con las situaciones, es la mejor forma de adaptación; Heráclito nos dice que “no podemos bañarnos dos veces en el mismo rio” haciendo alusión al cambiante entorno, entonces podríamos decir que una de las claves es  aprender a fluir con las situaciones; así como el rio sigue su cauce y se adapta a las dificultades del lecho,  también  en algunos momentos cambia cauce y lo adapta a su caudal.

Los estudiosos de estos temas, nos lo  muestran como un  proceso constante en el tiempo, acompañado de unos estados o emocionalidad,  que varían en cada persona dependiendo del momento de su vida,  de las herramientas de afrontamiento que ha desarrollado y de la actitud que muestre frente a las situaciones que se le presentan.

 

NEGACIÓN Existe  una fuerza interna que nos llama a quedarnos  en lo conocido y a lo que estamos acostumbrados, es un mecanismo de defensa que nos invita a estar en lo seguro y nos protege de las que creemos amenazas que se presentarán en lo desconocido.

En esta etapa se pueden observar diferentes actitudes o emocionalidad,   desde la indiferencia hasta la rabia pasando por el miedo y el dolor de lo que pensamos vamos a perder con la propuesta que tenemos frente;  es una etapa de rechazo y cuestionamientos;  generalmente la rabia es con otros,  con los que consideramos culpables del cambio,  con los que no  han evaluado bien las cosas y omitieron algo para prevenir que estos cambios llegaran  a nuestro entorno.   Se nos pasan muchas cosas por la cabeza y en algunos casos no aceptamos la realidad. Algunas reacciones son las siguientes:

  • Esto no me puede estar pasando a mí.
  • Eso no va a cambiar, nunca pasa nada.
  • Seguramente luego se dan cuenta y cambian la decisión.

TIP para salir de esta etapa rápidamente.   Toma una actitud inteligente,  no te enganches en saber qué paso,  no siempre podemos saber todo lo que ocurre,  ni cuales fueron las razones por las que se toman las decisiones; piensa en lo que a ti te está pasando y haz uso de tus recursos internos, valora tus fortalezas y   revisa tus competencias y mira las oportunidades personales que este cambio puede implicar para tu vida.

  • Esto no me puede estar pasando a mí.   (Sí, a todos los seres humanos nos pasan cosas y en este momento te está pasando a ti).

  • Eso no va a cambiar, nunca pasa nada.  (Esto si cambia, todo el tiempo cambia el entorno. ).

  • Seguramente luego se dan cuenta y cambian la decisión.  (La decisión está tomada en el momento y  tú estás implicado en ella).

RESISTENCIA La resistencia se presenta cuando nos damos cuenta que el cambio es real y que ella nos afectará en algún modo.

  • ¿Por qué hicieron esto conmigo?
  • ¿Por qué no vieron otra opción?
  • ¿Por qué no me dijeron antes?

TIP para salir de esta etapa rápidamente.   Sigue con tu actitud inteligente, evalúa la situación y revisa las opciones que tienes.

  • ¿Por qué hicieron esto conmigo? Tú eres el responsable y tienes el control de tu vida, te están dando una opción, puedes tomarla o buscar nuevas opciones.

  • ¿Por qué no vieron otra opción? Seguramente si evaluaron muchas opciones, pero esta era la que más favorecía los intereses generales o la estrategia. Entiende bien lo que te ofrecen y busca las alternativas que a ti mejor te van.

  • ¿Por qué no me dijeron antes? Las cosas llegan en el momento justo, ni antes ni después, el momento es ahora, así que toma lo que te dan y mira adelante,  si no te gusta lo que te dan toma las riendas de tu vida y busca otro rumbo,  privilegia tu felicidad.

EXPLORACIÓN Se presenta en el momento que aceptamos el cambio y empezamos a buscar alternativas, estamos eufóricos,  con energía y  ganas de hacer las nuevas cosas que nos piden o los retos que nos ofrecen.  Se crea un nuevo ciclo de  confianza y se da inicio al compromiso hacia el nuevo reto.

COMPROMISO Se acepta totalmente el cambio y se asimila dentro de las dinámicas organizacionales.

Y como todo cambia en la vida, “Cuando aprendí el juego,  me cambiaron las reglas”  y vuelvo a empezar.

¿Tenemos Derecho a Trabajar?

El trabajo a lo largo de la historia ha sido  presentado como un castigo,  un mal necesario, o algo realizado para subsistir “ganar el pan con el sudor de la frente”;  según la descripción de Wikipedia,  el término tripaliare  deriva de  tripalium,  herramienta utilizada para torturar o castigar a los caballos y a los esclavos,  por lo tanto esta palabra  significa tortura,  castigo o causar dolor.  En las antiguas escrituras también se relaciona este concepto con el castigo del ser supremo,  Adán y Eva al ser expulsados del paraíso,  quedan condenados a  la muerte, el dolor, la vergüenza y al trabajo.  En la edad antigua,  solo los hombres  nobles podían dedicarse a la recreación,  los esclavos se dedicaban a las labores del campo y al servicio de sus amos.   El siglo XIX,  trajo consigo el desarrollo de la democracia y  la industrialización,  impulsando  nuevas opciones de relación,  la esclavitud deja de ser la forma predominante de  vinculación,  para dar paso a la valoración social y positiva de la relación laboral. En la actualidad,  las formas manuales e industriales han dado paso al desarrollo intelectual y a un  mundo asistido por máquinas especializadas.  Luego de un inicio tan tortuoso y desalentador,  el trabajo, pasó de ser un castigo a ser la forma de creación de riqueza y bienestar, convirtiéndose en  el motor para el desarrollo  y  la mejor forma en la que el hombre puede integrarse a la sociedad.

Los seres humanos por naturaleza somos sociables, salvo contadas excepciones, las personas gustan estar en grupos y compartir sus experiencias, logros y conocimiento;    el espacio laboral, favorece este intercambio de saberes y  posibilita que los individuos se convoquen en torno a un fin común, unan sus  esfuerzos y alcancen los objetivos propuestos, propiciando desarrollo social y  generando una gran  fuente de conocimiento colectivo.  El trabajo realizado con esmero, dedicación y con un sentido de propósito superior,  es la mejor forma para desarrollar las competencias,  ser más  innovador  y mantenerse vigente en el mercado laboral.

La nueva fuerza laboral se ve enfrentada a importantes retos, derivados de cambios sociales y  empresariales; estos jóvenes  se ven convocados a  competir en un mercado cada vez más sofisticado y exigente,  que demanda a su vez nuevas competencias personales,  sociales, laborales y relacionales.   Los constantes cambios de la tecnología, las nuevas dinámicas empresariales y el flujo de información en un mundo global,  exigen,  actualización permanente,  adquisición y asimilación rápida de nuevos conceptos de negocio,  resiliencia para adaptarse a las situaciones,  manejo de la frustración, apertura a la inclusión y disposición para  asumir nuevas formas de trabajar.   El trabajo colaborativo y la tecnología,  están propiciando nuevos esquemas laborales,  uniendo talentos,  que sin importar el lugar  donde se encuentren,  el idioma o la cultura,  se agrupan  para  generar innovación en bienes y servicios. En una sociedad que cada vez demanda,  mejor calidad de vida,  libertad financiera y hacer lo que le apasiona sin tener ataduras de  contratos laborales o emocionales,  el trabajo colaborativo y el emprendimiento tienen sin lugar a dudas  un lugar predominante.

La nueva generación de empleados, a la hora de elegir empresas para ofrecer sus servicios, privilegian a aquellas que se destacan por su responsabilidad social y ambiental, esto ha propiciado que tanto las grandes corporaciones como las  empresas  que están surgiendo,  incorporen estos asuntos en sus prioridades y generen planes para integrarlos a su propuesta de valor;  surgen entonces nuevos negocios que se dedican a venta de bonos verdes,   empresas que ayudan a fundaciones y al  cuidado del medio ambiente, campañas educativas para la disposición de los desechos y trabajo social promovido por los directivos de las grandes corporaciones;  estos son aspectos que empiezan a ser fundamentales  para atraer al nuevo talento,  el cual está demandando una nueva revolución social y empresarial,  en busca de  un mundo más equitativo,  solidario y responsable con la sociedad y el medio ambiente.

Se puede concluir que, El Trabajo  no es un derecho o un castigo, sino el medio  por el cual,  las personas pueden desarrollar sus habilidades y dar sentido a la existencia,  es el canal que permite poner al  servicio de otros, los talentos individuales y colectivos.   El trabajo es la mejor forma de  dar sentido de propósito a la existencia del ser humano.

 

¿EQUIVOCARME……….? QUE HORROR!!!

En una sociedad que  rinde culto a la perfección, es imperativo ser listo para no quedar mal ante los ojos de quienes juzgan el actuar ajeno con el cristal de su  propia perfección. Se ha satanizado tanto la equivocación, que es difícil encontrar personas con la valentía de aceptar los errores y aprender de ellos para potenciar su liderazgo personal.

En las culturas altamente innovadoras como es el caso del Silicon Valley, existe una práctica muy bien vista y es la de hablar con naturalidad de los fracasos,   en algunos casos lo hacen hasta con orgullo; enumerar los fracasos es  mostrar la fortaleza de la que está hecho el innovador y hace parte de su hoja de vida,  algo que se hace con naturalidad porque la gente en estas culturas de gran desarrollo e innovación entiende al fracaso como una oportunidad de aprendizaje y no como un  castigo social.  En nuestra sociedad que rinde culto a la perfección, cuando a una persona no le va bien en un proyecto o en una empresa  es castigado duramente,   se le tilda de fracasado  y se le recrimina;   raramente a una persona que ha fracasado,  se le pide que hable de lo sucedido y comparta su experiencia,  pocas veces se le anima a volver a intentarlo y mucho menos  se le tiene en cuenta para participar de un ascenso o nuevo proyecto.

Aceptar la equivocación es la forma de aprender del error, sin embargo,  para algunas personas este paso es bastante difícil y tiene su arraigo en el entorno social; no es fácil aceptar que nos equivocamos cuando pertenecemos a una familia o empresa que recrimina y pone veto a nuestro actuar,  no es fácil poner al descubierto nuestras incompetencias en un círculo donde todos se creen tan perfectos y son tan duros con el actuar ajeno. Una muestra de este arraigo social está claramente reflejado en una  región de mi país, donde se escucha la siguiente frase: ”Primero muerto que confeso”. 

Acepta tus errores,  aprende de ellos y suelta lo que pasó, inicia  un nuevo reto y  vive  ligero de equipaje.

cuidArte, el Arte de la transformación

La palabra cuidarse, viene del latín cogitarse (co = acción conjunta agitarse= poner en movimiento, agitar,  dar vuelta a las cosas),  cogitarse significa: pensarse, reflexionar.

Michael Foulcault, filósofo francés que abordó ampliamente el tema del cuidado de sí, nos invita a verlo como un asunto  ético,  en la medida que nos cuidamos y nos sentimos bien con nosotros mismos,  podemos relacionarnos  mejor y constituir una mejor sociedad;  considerando que el ser humano ético es aquel que puede transformarse a sí mismo y darle un sentido a su propia existencia:   “Se trata de hacer de la propia vida una obra de arte, de liberarse del pegajoso contagio que secretan unas estructuras sociales en las que rige la sociedad del sálvese quien pueda”.  Foulcault afirma que no es posible cuidarse a sí mismo,  sin conocerse;  cuidarse requiere un compromiso y una actitud consigo mismo,  con los otros y con el entorno en el que se habita.

Aprender a cuidarnos es una labor de empoderamiento personal, cuando dejamos que otros se hagan cargo de nuestro crecimiento, desarrollo y de algunas necesidades propias,  entregamos nuestro mayor poder a los otros,  cedemos el poder de ser dueños de nuestro destino y capitanes de nuestra existencia. Los niños deben ser cuidados por los padres y esto es excelente en la medida que les enseñemos a ser autónomos y responsables de su propio cuidado,  lo que ayudará a  un mayor empoderamiento del ser que estamos formando,  para prevenir  que en un futuro tengamos una sociedad que espera ser subsidiada y rescatada por otros.

Hacernos cargo de nuestro cuidado,  implica entender la  responsabilidad  que tenemos en  nuestro  propio desarrollo personal , lo cual se logra al  entender e identificar  nuestros mayores temores para aprendemos a vencerlos,  de esta forma preparamos el camino para  cumplir nuestros deseos y  hacer realidad los sueños.

Para cambiar el mundo a mí alrededor, primero debo cambiar mi mundo interior.

 

 

Reinventándonos

En algún momento de nuestra vida, nos vemos enfrentados a  situaciones que nos obligan a repensarnos y  a tomar decisiones relacionadas con nuestro proceso de desarrollo profesional; generalmente estos momentos de profunda reflexión personal,   ocurren cuando  nuestra zona de confort se mueve y nos encontramos  vulnerables o con algún grado de incertidumbre. Hacernos cargo de nuestro desarrollo y tomar las riendas de nuestra vida es una tarea de valientes,  que requiere grandes dosis de empoderamiento y humildad.  Poner en manos de otros el desarrollo propio, bloquea la posibilidad de   reinvención  y crecimiento  profesional; cuando mis dificultades dependen de otro para  solucionarlas,  posiblemente no llegue la solución que yo quiero.

Una herramienta que puede ser útil para las personas que sienten interés en un cambio,  consiste en  hacer un diagnóstico personal que ayude a  identificar cuáles son los motivos reales de este interés.

  • Evaluar el puesto de trabajo actual. Preguntarse sobre el trabajo actual, lo que nos gusta o disgusta de éste, entender qué es lo que realmente me motiva a buscar un cambio.   ¿Qué me gusta de mi puesto actual?, ¿Qué me motivó a vincularme a este puesto de trabajo?, ¿Qué me hace falta en este puesto de trabajo?
  • Definir qué quiero hacer. Qué es lo que quiero hacer y evaluar si tengo las competencias requeridas para hacerlo.   ¿cuáles son mis fortalezas?, ¿Qué competencias demanda el nuevo entorno donde me quiero mover?, ¿Qué competencias nuevas tengo que desarrollar?, ¿Tengo las competencias para esa aspiración?
  • Identificar cuál es mi verdadera motivación. El motor para alcanzar las metas son las emociones, por ello es bien importante definir cuál es la emoción que me impulsa a querer tener un cambio. ¿Tengo ambición para enfrentar nuevos retos?, o acaso ¿Tengo miedo de alguna situación sin resolver?, ¿Quiero huir de algún tema en particular?

Reinventarnos es una labor permanente,   cada día debemos trabajar en nuestro desarrollo,  para mantenernos en un mundo cada vez más competitivo.

Lewis Carrol, lo relata con maestría en este aparte de  Alicia en el país de las maravillas:

En mi país –dijo Alicia, que todavía jadeaba un poco al hablar-, cuando se corre durante algún tiempo en una determinada dirección se suele llegar a alguna parte. -Tu país debe ser algo lento –comentó la Reina-. Aquí tienes que correr a toda velocidad para poder permanecer en el mismo lugar, y si quieres desplazarte a otro… ¡entonces debes correr el doble de deprisa!

 

 

El reto de la bandeja limpia

El reto de la bandeja limpia

Finalizar el día con la sensación de tener cerrados los pendientes y haber cumplido con los objetivos planteados, es tal vez una de las cosas que me genera mayor satisfacción personal.  El reto de la bandeja limpia, es la posibilidad de aplicar método y disciplina,  para lograr que el día finalice,  sin correos pendientes en la bandeja de entrada y que puedas disfrutar de la sensación de liviandad y deber cumplido.

Recomendaciones para la lectura del correo 

Revisa estos  TIPS y evita  convertirte en un gerente de correo.  

  • Trata de iniciar el día realizando la tarea que a tu juicio es lo más importante en el trabajo y merece ser lo primero, esto te llenará de energía y satisfacción para el resto del día.
  • Traza una meta en la mañana, para que al finalizar el día, la bandeja de correos esté libre de pendientes.
  • Evita leer el correo a  primera hora del día laboral,   si esta es la primera actividad que realizas,  te pierdes el momento de realizar la tarea de mayor valor, bien sea conversar con el equipo, compartir un tinto con los compañeros o  planear tus actividades principales;   el correo nos  atrapa y allí nos podemos quedar enredados.
  • Define horarios específicos para leer correos,  puede ser uno al finalizar la mañana,  en este momento del día te dedicarás a dar una revisión general y responder asuntos de resolución rápida y otro al finalizar la tarde para dejar tu bandeja totalmente limpia de pendientes. Estos horarios deben ser definidos según la disponibilidad de cada persona y deben ser reservados en la agenda.

Te recomiendo algunas categorías que pueden ser útiles,    puedes ir  creando nuevas o redefiniendo las que yo te ofrezco de acuerdo a lo que  se acomode mejor  a tu forma de  trabajo:

  • Calendario: Atender los compromisos que aparecen en la agenda. Estas son las citas ya establecidas en la agenda. Si las aceptaste o tú las programaste debes atenderlas cumplidamente.
  • Computador y oficina: Tiempo dedicado para atender los asuntos que deben ser registrados en el computador o en la oficina. Ej. Actualizar documentos, generar informes, realizar presentaciones.
  • Llamadas: Momento para atender los asuntos telefónicos. Responder las llamadas pendientes, o realizar contactos con clientes. El tiempo telefónico también se debe planear.
  • Casa: Temas relacionados con el hogar, llamar al pediatra de los niños, atender el tema del sobregiro, hacer la cita con el médico.
  • Tareas delegadas. Revisar y hacer seguimiento a las tareas que se ha encomendado a otros.
  • Proyectos. Trabajos dedicados a atender los proyectos o planes específicos.
  • Ordena los correos por prioridad de lectura, Ej. Primero los del jefe, o primero los de los clientes. (Estas prioridades las define cada persona, según su cargo y las necesidades propias).
  • Configura la bandeja de entrada de tal forma que ofrezca una vista del asunto y del contenido, esto ayuda a realizar una lectura rápida antes de ejecutar cualquier acción.
  • En la lectura de correos aplica la regla del ajedrez, “ficha tocada ficha movida”; en este caso sería, correo leído es respondido de inmediato o enviado a otra bandeja para su revisión posterior.
  • Cuando estés leyendo correos, trata de atender  de inmediato aquellos cuya respuesta demora menos de dos minutos. Ej. Los que se deben escalar a otra persona, los que requieren una respuesta simple como un “si lo veo viable, aprobado”, los que se responden con una cita a una reunión”  o un “Gracias no puedo asistir”.
  • Si en el correo te solicitan una reunión, responde directamente con la cita de calendario, esto ayuda a no tener temas pendientes, dar respuesta eficiente y tiene el beneficio que en la cita queda registrada la historia de la solicitud.
  • Los correos que demanden mayor tiempo de análisis o consultas, se deben mover a la carpeta de pendientes de acción, y serán atendidos en un momento posterior.
  • Define en la agenda, un tiempo del día para dar respuesta a correos y llamadas. En este espacio se responden los correos de la bandeja de pendientes.
  • Configura reglas para mover elementos automáticamente: Ej. Los correos spam o promocionales, se deben mover a la carpeta de correo no deseado; las comunicaciones, boletines, temas de actualización, o los que llegan de una cuenta específica, se mueven a una carpeta de “Correos Informativos”;   cada semana se separa en la agenda un tiempo de “Lectura de correos informativos”.

Recomendaciones para enviar correos

  • Envía correos a múltiples destinatarios, solo en los casos que desees compartir información general.
  • Evalúa si amerita enviar un correo, privilegia el contacto con las personas, puede ser preferible hacer una llamada o mejor aún moverse al puesto del compañero y conversar sobre la situación planteada.
  • Responde solo cuando el correo está dirigido a ti.
  • Evita responder con copia a todos, solo para que quede una constancia; nunca más correos múltiples con un “Ok. Estoy enterado”.
  • Redacta un asunto que resuma el mensaje del correo.
  • Utiliza letras de buen tamaño, para facilitar la lectura.
  • Configura la firma predeterminada, para ahorrar tiempo.
  • Evita mensajes extensos y confusos.
  • En los correos confidenciales utiliza en el asunto la palabra “CONFIDENCIAL”
  • Si quieres tener una copia del correo enviado, puedes seleccionar la opción de guardar el correo enviado en una carpeta específica.
  • Lee el correo y revisa si entiendes lo que quieres expresar.

Algunas consideraciones a tener en cuenta

  • Antes de enviar un correo, piensa “¿Necesito realmente enviar este correo?” Recuerda siempre la siguiente regla “Entre menos correos envíes, menos correos se recibes”.
  • Si ya diste respuesta a  un mensaje y siguen llegando más correos sobre el mismo tema,   lo mejor es llamar a la persona o citar a una reunión.
  • Si recibes muchos correos de diferentes personas  sobre un mismo tema, revisa el proceso, puede estar mal diseñado.
  • Si tus colaboradores te copian todos los correos porque solo así les dan respuesta o porque quieren que estés enterado de todo lo que hacen, revisa el empoderamiento del equipo y tu estilo de liderazgo.
  • Una vez hayas cerrado el día, no vuelvas a mirar el correo hasta la siguiente cita que tienes establecida para lectura de correos.

¿Te apuntas al reto de la bandeja limpia?

Aplicar durante un mes estas recomendaciones,  puede  facilitar tu trabajo, reducir el   Síndrome de Ansiedad por Conexión y mejorar la productividad personal y empresarial.

 

Referencias.

Taller Productividad Personal y Empresarial, dictado por Microsoft.

Taller de Efectividad sin estrés dictado por la empresa Gestión Delta

Reconocer Nuestras Fortalezas

En un entorno que demanda actualización constante, capacidad de aprendizaje y flexibilidad ante los cambios, se vuelve relevante definir aquello que nos ayuda a ser más productivos y a obtener mayor beneficio de nuestro conocimiento y competencias. Definir claramente el Sentido de Propósito, es el primer y más importante paso para alcanzar un desempeño superior, incrementar la productividad personal y cumplir con las metas propuestas. Cuando encontramos aquello que nos apasiona y nos hace vibrar de emoción, somos capaces de superar cualquier obstáculo que se presente. Dedicar tiempo a reflexionar sobre esas cosas que nos salen muy bien, lo que hacemos naturalmente, aquello que disfrutamos realizar sin pereza ni procastinación, nos ayuda a reconocer las competencias y talentos que poseemos; algunas veces olvidamos que son ellas las que dan el valor a nuestra identidad pública y nos ayudan a tener un mejor Desarrollo Profesional.

Definir las fortalezas

Conocer y  reconocer nuestras fortalezas es un ejercicio que deberíamos realizar frecuentemente, para ser  conscientes de aquello en lo que somos buenos  y así poder invertir más tiempo en desarrollar y potenciar las competencias;  sin embargo somos unos jueces muy duros con nosotros mismos,  y ocupamos mucho tiempo en buscar cuáles son los errores o aspectos a mejorar dejando a un lado aquello que podríamos potenciar y volverlo nuestra punta de lanza al éxito.

Algunos ejercicios que ayudan conocer estos aspectos son:

  • Reflexión. Elige un espacio cómodo y en el cual puedas estar a solas contigo mismo, puedes poner música suave, llevar un vino o un café y algo en que tomar las notas de tu reflexión personal;  dedica unos 5 minutos a realizar un ejercicio de relajación y centramiento, para que puedas concentrar tu atención en el momento presente. Ahora dirige tus pensamientos a aquellas cosas que  haces bien, sin esfuerzo y que disfrutas al máximo, los talentos naturales,  a medida que lleguen a tu cabeza escríbelas en un cuaderno o en el elemento que utilices para registrar, trata de ser generoso con lo que escribes, evita juzgar, solo ve escribiendo cada cosa que llegue a tu mente, luego tendrás tiempo de analizarlas y valorarlas;   luego escribe aquellas cosas que has aprendido, las que aunque no te salen tan natural las has desarrollado y por las cuales te has esforzado. No termines este ejercicio antes de tener como mínimo 20 cosas registradas. Al finalizar da las gracias y felicítate por los dones que tienes, los cuales te han permitido vivir hasta el momento presente.
  • Actualizar la hoja de vida. Este es el instrumento tradicional que se utiliza para vender imagen pública, es la carta de presentación y debería ser actualizada y revisada constantemente. Escribe el párrafo inicial de tu hoja de vida relacionando lo que encontraste en el ejercicio de reflexión, es la hora de vender tus competencias, por lo tanto debes expresarlo de una forma que cautive a quienes lo van a leer.
  • Escribe tu biografía. Este es un ejercicio que ayuda a realizar un recorrido por lo que hemos vivido y aprendido.
  • Indagar Fortalezas. Has una lista de 5 personas que conozcas y que sepas que pueden darte una retroalimentación sincera, pídeles que te regalen por escrito, cuáles son las 5 fortalezas que ellos ven en ti, luego realiza una revisión cuidadosa de lo que cada uno ha escrito, busca las similitudes y luego compara con tu propia opinión.

 

Una vez hayas identificado tus fortalezas, dedícate a hacer más de aquello que haces muy bien, esfuérzate por aprender más y a encontrar nuevas técnicas,  busca expertos y  referencia como lo hacen ellos. Enfocarnos en nuestras competencias, conocerlas,  aceptarlas y ponerlas al servicio de los otros con  mayor frecuencia,  nos ayuda a tener maestría en lo que hacemos y a vivir con más liviandad  al hacer lo que nos gusta y nos sale bien sin tener que invertir mucho esfuerzo ni sacrificio.

 

 

 

SAC – Síndrome de Ansiedad de Conexión

¿Revisas la bandeja de entrada constantemente?

¿Durante las reuniones, estás conectado al celular o al computador revisando los correos o mensajes que te llegan?

¿Durante el almuerzo con la familia o con amigos, estás constantemente mirando el celular?

¿Te abruma el número de correos que tienes sin leer?

¿Mientras vas conduciendo el automóvil, sientes la necesidad de mirar el celular?

¿Revisas las redes sociales más de una vez al día?

Si respondiste afirmativamente a alguna de las  preguntas  expuestas anteriormente,  puedes estar sufriendo Ansiedad por Conexión (SAC).  En 1970 Alvin Toffler,  hizo relación al término “Infobesidad” en su libro Future Shock,  refiriéndose  a la patología  producida por el exceso de información “overload”.   La necesidad de estar enterado de todo lo que ocurre en redes sociales y en el mundo exterior,  genera una dependencia cada vez mayor de los medios de comunicación;   la exigencia empresarial  y la auto-exigencia personal,   nos lleva a estar todo el tiempo en “ON”,  para no desencajar en un mundo lleno de datos;  esto a su vez  está privilegiando tener un conocimiento muy general y menos profundo de todos los temas.

Las preguntas que generalmente plantean los empleados que asisten a conversatorios sobre productividad, están relacionadas con el alto número  de correos que reciben al día y piden recomendaciones  para evitar que éstos le abrumen y resten su productividad,  la mayoría de ellos manifiesta estar encadenado a su computador contestando correos la mayor parte del día laboral.   Por suerte existen técnicas que  ayudan a la liberación de estás ataduras para lograr incrementar la productividad personal y empresarial.

  • Revisa conscientemente cuál es la necesidad que tienes de estar conectado y enterado de todo lo que ocurre.
  • Prioriza la información que entra en tu vida,  qué es aquello que realmente quieres saber y en qué te vas a enfocar.
  • Utiliza método y disciplina para mejorar la lectura del correo y para navegar en  las redes sociales.
  • Deja tu celular el bolso o en  la guantera del vehículo cuando estés conduciendo,  así reduces la ansiedad de estarlo mirando y la posibilidad de sufrir un accidente.
  • Dedica un tiempo para mirar las redes sociales,  luego trata de no volverlas a  revisar durante el día.
  • Crea la rutina de regalarte un día sin conexión,   esta es una gran oportunidad de conectarte con la naturaleza, con los amigos y contigo mismo.
  • Únete al reto de la bandeja limpia

Aplicar durante un mes estas recomendaciones,  puede incrementar tu productividad personal y lo más importantes reducir el   SAC.

Anímate a vivir más ligero de equipaje